Wenn Sie sich noch mit W-2 vs. 1099 auseinandersetzen, sollten Sie zuerst diesen Artikel lesen. Darin wird erläutert, wie man Arbeitnehmer in den USA richtig einstuft - ein Muss, bevor Sie sich mit anderen Themen beschäftigen.
Sie haben sich bereits mit der Klassifizierung auseinandergesetzt. Das ist großartig, denn die Einhaltung der Vorschriften hört damit nicht auf.
Im Jahr 2025 hat sich die Einhaltung der Vorschriften für Auftragnehmer weiterentwickelt. Neue staatliche Gesetze, die zunehmende Durchsetzung von Vorschriften und die zunehmende Nutzung digitaler Überprüfungen bedeuten, dass Unternehmen über Formulare hinaus denken müssen. Worauf liegt der Fokus jetzt? Sicherstellen, dass Ihr gesamter Auftragnehmerprozess in allen Staaten, bei allen Audits und in allen Systemen Bestand hat.
Die Klassifizierung von Auftragnehmern ist nur der Anfang: Was ist als nächstes zu tun?
Vielleicht haben Sie Ihren Auftragnehmer korrekt als 1099 eingestuft. Aber haben Sie:
- Wurde ihr Recht, in den USA zu arbeiten, überprüft?
- Ist das Onboarding gemäß den landesspezifischen Vorschriften abgeschlossen?
- Haben Sie alles in digitaler Form zur Verfügung?
- Eingebaute Flexibilität, um mit rechtlichen Änderungen Schritt zu halten?
Was Arbeitgeber über Compliance wissen müssen
Wenn Sie Mitarbeiter in mehreren Bundesstaaten einstellen, ist die Einhaltung von Vorschriften nicht nur ein "Nice-to-have", sondern ein Muss. Aber was das bedeutet, hängt davon ab, wen Sie einstellen und wo.
Nehmen Sie zum Beispiel Florida und Kalifornien. Kalifornien geht hart gegen die falsche Einstufung von Arbeitnehmern vor und erhöht damit den Druck auf Unternehmen, die Freiberufler und unabhängige Auftragnehmer beschäftigen. Ein falscher Ansatz kann Geldstrafen und Reputationsrisiken nach sich ziehen. Sie brauchen ein System, das sich an die lokalen Vorschriften anpassen lässt, ohne unnötigen Verwaltungsaufwand zu verursachen.
Florida hingegen verschärft die Vorschriften für W-2-Beschäftigte. Arbeitgeber mit 25 oder mehr Mitarbeitern müssen nun mit Hilfe von E-Verify überprüfen, ob neu eingestellte Mitarbeiter legal in den USA arbeiten dürfen. E-Verify ist das föderale System, das zu diesem Zweck eingerichtet wurde, und weitere Bundesstaaten folgen diesem Beispiel. Entscheidend ist, dass es vorerst nur für Arbeitnehmer und nicht für unabhängige Auftragnehmer gilt.
Einhaltung von E-Verify im Jahr 2025: Hier ist der Stand der Dinge:
- Florida: E-Verify ist für private Arbeitgeber mit mehr als 25 Mitarbeitern obligatorisch, wobei Vorschläge zur Ausweitung der Durchsetzung vorliegen.
- Montana, Idaho, Kentucky und Texas: Neue Gesetzesentwürfe liegen auf dem Tisch, um E-Verify für W-2-Einstellungen verbindlich zu machen.
- Auf Bundesebene: Der Accountability Through Electronic Verification Act (S.1151) könnte eine nationale E-Verify-Vorschrift für Arbeitnehmer einführen.
Bei Project Global nutzen wir E-Verify bereits in allen 50 Staaten. Warum? Weil wir glauben, dass die Einhaltung der Vorschriften proaktiv und nicht reaktiv sein sollte. Es geht nicht nur um das Ankreuzen von Kästchen, sondern um den Aufbau von Vertrauen.
Es geht nicht nur um den Papierkram
Im Jahr 2025 werden die Vollzugsbehörden das Gesamtbild genauer unter die Lupe nehmen. Es reicht nicht mehr aus, das richtige Formular zu haben oder das richtige Kästchen anzukreuzen.
Hier erfahren Sie, was andere Unternehmen tun, um die Einhaltung der Vorschriften für ihre Mitarbeiter zu verbessern
1 Right-to-Work-Checks für Auftragnehmer: Bewährte US-Praktiken
Auch wenn E-Verify nicht für unabhängige Auftragnehmer gilt, ist es dennoch wichtig, das Recht eines Auftragnehmers auf Arbeit zu überprüfen - insbesondere bei Nicht-Staatsbürgern. Das bedeutet, dass Dokumente ordnungsgemäß geprüft werden müssen und klare Verfahren vorhanden sein müssen.
2 Background Checks für US-Auftragnehmer: Was zu beachten ist
Je nach Aufgabe erwarten die Kunden bei der Einstellung zunehmend eine Überprüfung des Hintergrunds - strafrechtliche Überprüfungen, Identitätsüberprüfung oder in bestimmten Branchen sogar eine Überprüfung der finanziellen Situation. Diese Überprüfungen verringern das Risiko und schaffen Vertrauen, insbesondere wenn die Auftragnehmer mit sensiblen Daten umgehen oder unter Ihrer Marke arbeiten.
3 Zentralisiertes Management von Auftragnehmern
Wenn Ihre Vertragspartner in verschiedenen Teams oder Zeitzonen arbeiten, kann es schwierig werden, den Überblick über die Einhaltung der Vorschriften zu behalten. Mit einem zentralisierten System bleibt alles an einem Ort, so dass das Onboarding einheitlich bleibt und nichts durch die Maschen rutscht.
Und da die besten Auftragnehmer von heute andere Möglichkeiten haben, kann eine nahtlose Erfahrung von der Anmeldung bis hin zu schnellen, präzisen Zahlungen den Unterschied zwischen der Bindung großartiger Talente und deren Verlust ausmachen.
Ihre Checkliste für die Einhaltung der Vorschriften für Bauunternehmer 2025:
Wie sieht also die Einhaltung der Vorschriften durch die besten Auftragnehmer heute aus?
- Rechtlich abgesicherte Klassifizierung (W-2 vs. 1099)
- Überprüfung des Rechts auf Arbeit (als Teil einer guten Einführungspraxis)
- Hintergrundüberprüfungen, falls erforderlich
- Staatsspezifische Onboarding-Workflows
- Steuerberichterstattung auf IRS- und Staatsebene
- Zentralisierte, revisionssichere Aufzeichnungen
- Einheitliche Richtlinien für alle Teams/Einrichtungen
Der Versuch, dies manuell oder über unverbundene Tools zu verwalten, ist ein großes Risiko.
Welche Vorschriften für Arbeitnehmer werden im Jahr 2025 in den USA eingeführt?
Hier ist, was für 2025 geplant ist:
- Mehrere Bundesstaaten, darunter New York und Pennsylvania, diskutieren derzeit aktiv über umfassendere E-Verify-Vorschriften. Auch wenn noch nichts bestätigt ist, ist es wichtig, diese Entwicklungen zu verfolgen und sich im Voraus vorzubereiten.
- Verstärkte Prüfungen und Kontrollen im Zusammenhang mit der falschen Klassifizierung von Auftragnehmern
- Vorschläge auf Bundesebene, wie das PRO-Gesetz und Regeländerungen des Arbeitsministeriums, zielen darauf ab, den Schutz von Gigworkern zu stärken, aber diese werden noch geprüft.
Die Einhaltung der Vorschriften wird nicht langsamer. Sie wird immer umfangreicher.
Warum globale Unternehmen aufpassen sollten
Wenn Sie außerhalb der USA ansässig sind und Freiberufler in den USA beschäftigen, sind diese Details wichtig. Lokale Gesetze können leicht übersehen werden, aber es kann teuer werden, sie zu ignorieren. So wie die GDPR den Umgang von Unternehmen mit Daten verändert hat, entwickelt sich auch die US-Compliance schnell und öffentlich weiter.
Wenn man sagen kann: "Wir erfüllen die höchsten Standards für die Einhaltung der Vorschriften für Auftragnehmer", ist das nicht nur eine Beruhigung. Es ist unerlässlich.
Wie Project Global hilft
Wir helfen Ihnen nicht nur bei der Klassifizierung von Auftragnehmern. Wir vereinfachen den gesamten Prozess - über Staaten, Abteilungen und Grenzen hinweg.
Bei uns bekommen Sie:
- Klassifizierung von Auftragnehmern, richtig gemacht
- Recht-auf-Arbeit-Kontrollen für Auftragnehmer
- E-Verify-Kontrollen für Mitarbeiter in allen 50 Staaten
- Konformes Onboarding, zugeschnitten auf den jeweiligen Staat
- Fakultative Zuverlässigkeitsüberprüfungen
- Eine großartige Erfahrung für Sie und Ihre Vertragspartner
Ganz gleich, ob Sie mit einem oder Hunderten von Freiberuflern in den USA zusammenarbeiten, wir helfen Ihnen, die Vorschriften einzuhalten, Risiken zu verringern und schneller voranzukommen.
Sind Sie bereit, über die Klassifizierung von Arbeitnehmern in den USA hinauszugehen?
Lassen Sie uns dafür sorgen, dass Ihre Strategie für US-Auftragnehmer zukunftssicher ist. Kontaktieren Sie uns um zu erfahren, wie wir die Einhaltung von Vorschriften vereinfachen.
