Si aún no te has familiarizado con la distinción entre W-2 y 1099, asegúrate de leer esto primero. En él se explica cómo clasificar correctamente a los trabajadores en Estados Unidos.
Ya se ha familiarizado con la clasificación. Eso es estupendo, porque el cumplimiento no se detiene ahí.
En 2025, el cumplimiento por parte de los contratistas ha evolucionado. Las nuevas leyes estatales, el aumento de la aplicación de la normativa y el creciente uso de la verificación digital obligan a las empresas a pensar más allá de los formularios. ¿De qué se trata ahora? Asegurarse de que todo el proceso de contratación se mantiene en todos los estados, auditorías y sistemas.
La clasificación de contratistas es sólo el principio: ¿Qué hacer a continuación?
Puede que haya clasificado correctamente a su contratista como 1099. Pero lo ha hecho:
- ¿Ha verificado su derecho legal a trabajar en EE.UU.?
- ¿Ha completado la incorporación de acuerdo con las normas específicas del Estado?
- ¿Tiene todo listo para la auditoría digital?
- ¿Flexibilidad integrada para adaptarse a los cambios legislativos?
Lo que los empresarios deben saber sobre el cumplimiento de la normativa
Si está contratando en varios estados, mantenerse al día con el cumplimiento de la normativa no es sólo algo positivo, sino esencial. Pero lo que eso significa puede variar en función de a quién contrate y dónde.
Tomemos como ejemplo Florida y California. California está tomando medidas enérgicas contra la clasificación errónea de los trabajadores, ejerciendo más presión sobre las empresas que contratan autónomos y contratistas independientes. Equivocarse puede acarrear multas y riesgos para la reputación. Necesitas una configuración que pueda adaptarse a las normas locales sin añadir una administración innecesaria.
Florida, por su parte, está endureciendo las normas para los empleados W-2. Los empresarios con 25 o más empleados deben utilizar ahora E-Verify para comprobar si las nuevas contrataciones están legalmente autorizadas a trabajar en Estados Unidos. E-Verify es el sistema federal creado para este fin, y cada vez son más los estados que siguen su ejemplo. Lo más importante es que, por ahora, sólo se aplica a los empleados y no a los contratistas independientes.
Cumplimiento de E-Verify en 2025: Así están las cosas:
- Florida: E-Verify es obligatorio para las empresas privadas con más de 25 empleados, con propuestas para ampliar su aplicación.
- Montana, Idaho, Kentucky y Texas: Están sobre la mesa nuevos proyectos de ley para hacer obligatorio el E-Verify para las contrataciones W-2.
- A nivel federal: La Ley de Rendición de Cuentas a través de la Verificación Electrónica (S.1151) podría imponer el requisito nacional de E-Verify para los empleados.
En Project Global ya utilizamos E-Verify en los 50 estados. ¿Por qué? Porque creemos que el cumplimiento debe ser proactivo, no reactivo. No se trata sólo de marcar casillas, sino de generar confianza.
No se trata sólo del papeleo
En 2025, los organismos encargados de velar por el cumplimiento de la normativa se centrarán en el cuadro completo. Ya no basta con tener el formulario o la casilla correctos.
Esto es lo que hacen otras empresas para mejorar el cumplimiento de las normas por parte de sus trabajadores
1 Controles del derecho al trabajo para contratistas: Buenas prácticas en EE.UU.
Aunque E-Verify no se aplica a los contratistas independientes, sigue siendo esencial validar el derecho de un contratista a trabajar, especialmente en el caso de los no ciudadanos. Eso significa revisar los documentos adecuadamente y disponer de procedimientos claros.
2 Verificación de antecedentes de contratistas estadounidenses: Qué incluir
Dependiendo de la función, los clientes esperan cada vez más que se verifiquen los antecedentes durante la contratación: comprobaciones de antecedentes penales, verificación de identidad o incluso historial financiero en determinados sectores. Estas comprobaciones reducen el riesgo y generan confianza, especialmente cuando los contratistas manejan datos confidenciales u operan bajo su marca.
3 Gestión centralizada de contratistas
Cuando los contratistas trabajan en distintos equipos o zonas horarias, el cumplimiento de la normativa puede resultar complicado. Un sistema centralizado lo mantiene todo en el mismo sitio para que la incorporación sea coherente y no se escape nada.
Y como los mejores contratistas de hoy en día tienen opciones, una experiencia fluida desde la incorporación hasta los pagos rápidos y precisos puede ser la diferencia entre conservar un gran talento o perderlo.
Su lista de control de cumplimiento de contratistas para 2025:
Entonces, ¿cómo es hoy el mejor cumplimiento por parte de los contratistas?
- Clasificación legalmente validada (W-2 vs 1099)
- Verificación del derecho al trabajo (como parte de las buenas prácticas de incorporación)
- Comprobación de antecedentes, si es necesario
- Flujos de trabajo de incorporación específicos de cada Estado
- Declaraciones fiscales a Hacienda y a los Estados miembros
- Registros centralizados y listos para la auditoría
- Políticas coherentes en todos los equipos/entidades
Intentar gestionar esto manualmente o a través de herramientas desconectadas supone un riesgo enorme.
¿Qué normas laborales se aplicarán en 2025 en EE.UU.?
Esto es lo que está en el radar para 2025:
- Varios estados, entre ellos Nueva York y Pensilvania, están debatiendo activamente mandatos más amplios de E-Verify. Aunque todavía no hay nada confirmado, es importante seguir la evolución de la situación y prepararse con antelación.
- Aumento de las auditorías y el escrutinio en torno a la clasificación errónea de contratistas
- Las propuestas federales, como la Ley PRO y los cambios en la normativa del Ministerio de Trabajo, pretenden reforzar la protección de los trabajadores autónomos, pero aún están siendo revisadas.
El cumplimiento no se está ralentizando. Está aumentando.
Por qué las empresas internacionales deben prestar atención
Si tiene su sede fuera de EE.UU. y contrata autónomos en ese país, estos detalles son importantes. Las leyes locales pueden ser fáciles de pasar por alto, pero costosas de ignorar. Al igual que el GDPR cambió la forma en que las empresas abordan los datos, el cumplimiento normativo en EE. UU. está evolucionando rápida y públicamente.
Poder decir "cumplimos las normas más estrictas de conformidad de los contratistas" no es sólo una garantía. Es esencial.
Cómo ayuda el Proyecto Global
No sólo le ayudamos a clasificar a los contratistas. Simplificamos todo el proceso, en todos los estados, departamentos y fronteras.
Con nosotros, usted obtiene:
- Clasificación de contratistas, bien hecha
- Control del derecho al trabajo de los contratistas
- Controles E-Verify para empleados en los 50 estados
- Incorporación conforme a las normas, adaptada a cada estado
- Comprobación opcional de antecedentes
- Una gran experiencia para usted y sus contratistas
Tanto si trabaja con un autónomo como con cientos en todo Estados Unidos, le ayudaremos a cumplir la normativa, reducir los riesgos y avanzar más rápido.
¿Está preparado para ir más allá de la clasificación de los trabajadores en EE.UU.?
Asegurémonos de que su estrategia para contratistas en EE.UU. está preparada para el futuro. Póngase en contacto hoy mismo para ver cómo simplificamos el cumplimiento.
