หากคุณยังไม่ค่อยเข้าใจความแตกต่างระหว่างแบบฟอร์ม W-2 กับแบบฟอร์ม 1099 โปรดอ่านข้อมูลนี้ก่อน บทความนี้จะอธิบายวิธีจำแนกประเภทคนงานอย่างถูกต้องในสหรัฐอเมริกา ซึ่งถือเป็นสิ่งที่ควรทำก่อนที่จะลงรายละเอียดอื่นๆ
ได้เข้าใจเรื่องการจำแนกประเภทแล้ว เป็นเรื่องดีเพราะการปฏิบัติตามไม่ได้หยุดอยู่แค่นั้น
ในปี 2025 การปฏิบัติตามข้อกำหนดของผู้รับเหมาได้พัฒนาขึ้น กฎหมายใหม่ของรัฐ การบังคับใช้กฎหมายที่เพิ่มขึ้น และการใช้การยืนยันแบบดิจิทัลที่เพิ่มมากขึ้น ทำให้ธุรกิจต่างๆ ต้องคิดนอกกรอบรูปแบบต่างๆ ตอนนี้สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่ากระบวนการทั้งหมดของผู้รับเหมาของคุณเป็นไปตามมาตรฐานทั่วทั้งรัฐ การตรวจสอบ และระบบ
การจำแนกประเภทผู้รับเหมาเป็นเพียงจุดเริ่มต้น: จะต้องทำอย่างไรต่อไป
คุณอาจจัดประเภทผู้รับเหมาของคุณอย่างถูกต้องเป็น 1099 แต่คุณได้:
- ตรวจสอบสิทธิตามกฎหมายในการทำงานในสหรัฐอเมริกาแล้วหรือยัง?
- ดำเนินการออนบอร์ดให้เสร็จสมบูรณ์ตามกฎเฉพาะของแต่ละรัฐหรือไม่
- เตรียมทุกอย่างให้พร้อมสำหรับการตรวจสอบในรูปแบบดิจิทัลหรือยัง?
- สร้างความยืดหยุ่นเพื่อให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงทางกฎหมาย?
สิ่งที่นายจ้างจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการปฏิบัติตาม
หากคุณกำลังจ้างพนักงานในหลายรัฐ การปฏิบัติตามกฎระเบียบไม่ใช่แค่เรื่องดีที่จะมี แต่เป็นสิ่งสำคัญ แต่ความหมายของเรื่องนี้อาจแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังจ้างใครและจ้างที่ไหน
ยกตัวอย่างเช่น ฟลอริดาและแคลิฟอร์เนีย แคลิฟอร์เนียกำลังดำเนิน การปราบปรามการจัดประเภทคนงานที่ไม่ ถูกต้อง ส่งผลให้บริษัทต่างๆ ที่ว่าจ้างฟรีแลนซ์และผู้รับเหมาอิสระ ต้องเผชิญกับแรงกดดันมากขึ้น หากทำผิดพลาดอาจต้องเสียค่าปรับและเสี่ยงต่อชื่อเสียง คุณต้องมีระบบที่ยืดหยุ่นตามกฎในท้องถิ่นโดยไม่ต้องเพิ่มงานธุรการที่ไม่จำเป็น
ในทางกลับกัน รัฐฟลอริดากำลังเข้มงวดกฎเกณฑ์สำหรับ พนักงาน W-2 นายจ้างที่มีพนักงานตั้งแต่ 25 คนขึ้นไปจะต้องใช้ E-Verify เพื่อตรวจสอบว่าพนักงานใหม่ได้รับอนุญาตให้ทำงานในสหรัฐอเมริกาตามกฎหมายหรือไม่ E-Verify เป็นระบบของรัฐบาลกลางที่สร้างขึ้นเพื่อจุดประสงค์นี้ และรัฐอื่นๆ ก็ทำตามเช่นกัน สิ่งสำคัญคือ ระบบนี้ใช้ได้กับพนักงานเท่านั้น และไม่ใช้กับผู้รับจ้างอิสระในตอนนี้
การปฏิบัติตาม E-Verify ในปี 2025: นี่คือสถานการณ์ปัจจุบัน:
- ฟลอริดา : E-Verify เป็นสิ่งบังคับใช้สำหรับนายจ้างเอกชนที่มีพนักงาน 25 คนขึ้นไป โดยมีข้อเสนอเพื่อขยายขอบเขตการบังคับใช้
- มอนทานา ไอดาโฮ เคนตักกี้ และเท็กซัส : ร่างกฎหมายฉบับใหม่กำลังอยู่บนโต๊ะเพื่อให้ E-Verify เป็นข้อบังคับสำหรับการจ้างงาน W-2
- ระดับรัฐบาลกลาง : พระราชบัญญัติความรับผิดชอบผ่านการตรวจสอบทางอิเล็กทรอนิกส์ (S.1151) อาจทำให้ต้องมีข้อกำหนด E-Verify ระดับชาติสำหรับพนักงาน
ที่ Project Global เราใช้ E-Verify ทั่วทั้ง 50 รัฐแล้ว เหตุใดจึงเป็นเช่นนั้น เพราะเราเชื่อว่าการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ควรเป็น เชิงรุก ไม่ใช่เชิงรับ ไม่ใช่แค่การทำเครื่องหมายถูกในช่องเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการสร้างความเชื่อถืออีกด้วย
มันไม่ใช่แค่เรื่องเอกสารเท่านั้น
ในปี 2025 หน่วยงานบังคับใช้กฎหมายจะเน้นที่ภาพรวมทั้งหมด การมีแบบฟอร์มที่ถูกต้องหรือการทำเครื่องหมายถูกในช่องที่ถูกต้องนั้นไม่เพียงพออีกต่อไป
นี่คือสิ่งที่บริษัทอื่น ๆ กำลังทำเพื่อสร้างการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ของพนักงาน
1 การตรวจสอบสิทธิในการทำงานสำหรับผู้รับเหมา: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของสหรัฐอเมริกา
แม้ว่า E-Verify จะไม่สามารถใช้ได้กับผู้รับจ้างอิสระ แต่การตรวจสอบสิทธิ์การทำงานของผู้รับจ้างก็ยังคงมีความจำเป็น โดยเฉพาะสำหรับผู้ที่ไม่ได้เป็นพลเมือง ซึ่งหมายความว่าต้องตรวจสอบเอกสารอย่างถูกต้องและมีขั้นตอนที่ชัดเจน
การตรวจสอบประวัติ 2 ประการสำหรับผู้รับเหมาในสหรัฐอเมริกา: สิ่งที่ต้องรวมไว้
ขึ้นอยู่กับบทบาท ลูกค้าคาดหวังการตรวจสอบประวัติในระหว่างการรับเข้าทำงานมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบประวัติอาชญากรรม การยืนยันตัวตน หรือแม้แต่ประวัติทางการเงินสำหรับบางอุตสาหกรรม การตรวจสอบเหล่านี้จะช่วยลดความเสี่ยงและสร้างความไว้วางใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้รับเหมาต้องจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือดำเนินการภายใต้แบรนด์ของคุณ
3 การจัดการผู้รับเหมาแบบรวมศูนย์
เมื่อผู้รับเหมาของคุณต้องทำงานคนละทีมหรือคนละเขตเวลา การปฏิบัติตามกฎเกณฑ์อาจยุ่งยากได้ ระบบรวมศูนย์จะเก็บทุกอย่างไว้ในที่เดียว ดังนั้นการเริ่มงานจึงมีความสอดคล้องกันและไม่มีอะไรหลุดรอดไปได้
และเนื่องจากผู้รับเหมาชั้นนำในปัจจุบันมีตัวเลือกมากมาย ประสบการณ์ที่ราบรื่นตั้งแต่การต้อนรับพนักงานใหม่ไปจนถึงการจ่ายเงินที่รวดเร็วและแม่นยำ จึงอาจเป็นตัวกำหนดว่าจะรักษาบุคลากรที่มีความสามารถไว้หรือสูญเสียบุคลากรเหล่านั้นไป
รายการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดของผู้รับเหมาปี 2025 ของคุณ:
ในปัจจุบันการปฏิบัติตามข้อกำหนดของผู้รับเหมาในระดับชั้นนำเป็นอย่างไร?
- การจำแนกประเภทที่ได้รับการตรวจสอบตามกฎหมาย (W-2 เทียบกับ 1099)
- การตรวจสอบสิทธิในการทำงาน (เป็นส่วนหนึ่งของแนวทางปฏิบัติที่ดีในการต้อนรับพนักงานใหม่)
- การตรวจสอบประวัติหากจำเป็น
- เวิร์กโฟลว์การออนบอร์ดเฉพาะรัฐ
- รายงานภาษีของ IRS และระดับรัฐ
- บันทึกข้อมูลแบบรวมศูนย์เพื่อพร้อมสำหรับการตรวจสอบ
- นโยบายที่สอดคล้องกันระหว่างทีม/หน่วยงานทั้งหมด
การพยายามจัดการนี้ด้วยตนเองหรือผ่านเครื่องมือที่ไม่ได้เชื่อมต่อถือเป็นความเสี่ยงอย่างยิ่ง
การปฏิบัติตามข้อกำหนดของคนงานจะเป็นอย่างไรในปี 2025 ในสหรัฐอเมริกา?
นี่คือสิ่งที่อยู่ในเรดาร์สำหรับปี 2025:
- รัฐหลายแห่งรวมถึงนิวยอร์กและเพนซิลเวเนียกำลังหารืออย่างจริงจังเกี่ยวกับข้อกำหนด E-Verify ที่กว้างขึ้น แม้ว่าจะยังไม่มีการยืนยันใดๆ แต่การติดตามความคืบหน้าเหล่านี้และเตรียมการล่วงหน้าถือเป็นสิ่งสำคัญ
- เพิ่มการตรวจสอบและพินิจพิเคราะห์เกี่ยวกับการจำแนกประเภทผู้รับเหมาที่ไม่ถูกต้อง
- ข้อเสนอของรัฐบาลกลาง เช่น พระราชบัญญัติ PRO และการเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบของกรมแรงงาน มีเป้าหมายเพื่อเสริมสร้างการคุ้มครองคนงานชั่วคราว แต่ข้อเสนอเหล่านี้ยังอยู่ระหว่างการพิจารณาทบทวน
การปฏิบัติตามไม่ได้ชะลอตัวลง แต่กำลังขยายตัวมากขึ้น
ทำไมบริษัทระดับโลกจึงควรใส่ใจ
หากคุณทำงานนอกสหรัฐอเมริกาและจ้างฟรีแลนซ์ภายในสหรัฐอเมริกา รายละเอียดเหล่านี้มีความสำคัญ กฎหมายในท้องถิ่นอาจมองข้ามได้ง่าย แต่หากละเลยก็อาจก่อให้เกิดอันตรายได้ เช่นเดียวกับที่ GDPR เปลี่ยนแปลงวิธีที่บริษัทต่างๆ เข้าถึงข้อมูล การปฏิบัติตามกฎหมายของสหรัฐฯ ก็พัฒนาอย่างรวดเร็วและเปิดเผยต่อสาธารณะ
การสามารถพูดได้ว่า “เราปฏิบัติตามมาตรฐานสูงสุดสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดของผู้รับเหมา” ไม่เพียงแต่เป็นการสร้างความมั่นใจเท่านั้น แต่ยังมีความจำเป็นอีกด้วย
โครงการ Global ช่วยเหลืออย่างไร
เราไม่เพียงแต่ช่วยคุณจำแนกผู้รับเหมาเท่านั้น เราจะทำให้กระบวนการทั้งหมดง่ายขึ้น ครอบคลุมทั้งรัฐ แผนก และเขตแดน
กับเราคุณจะได้รับ:
- การจำแนกประเภทผู้รับเหมาทำถูกต้อง
- การตรวจสอบสิทธิในการทำงานสำหรับผู้รับเหมา
- ตรวจสอบ E-Verify สำหรับพนักงานในทั้ง 50 รัฐ
- การต้อนรับที่สอดคล้องตามแต่ละรัฐ
- การตรวจสอบประวัติเพิ่มเติม
- ประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับคุณและผู้รับเหมาของคุณ
ไม่ว่าคุณจะทำงานร่วมกับฟรีแลนซ์เพียงคนเดียวหรือหลายร้อยคนทั่วสหรัฐอเมริกา เราก็จะช่วยให้คุณปฏิบัติตามกฎหมาย ลดความเสี่ยง และดำเนินการได้เร็วขึ้น
พร้อมที่จะก้าวข้ามการจำแนกประเภทคนงานในสหรัฐฯ หรือยัง?
มาทำให้กลยุทธ์ผู้รับเหมาในสหรัฐฯ ของคุณพร้อมรับมือในอนาคตกัน เถอะ ติดต่อเรา วันนี้เพื่อดูว่าเราทำให้การปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ง่ายขึ้นได้อย่างไร
