Die Einstellung unabhängiger Auftragnehmer in den USA ist ein kluger Weg, um zu wachsen. Und es ist eine großartige Option für internationale Unternehmen, die Zugang zu Spitzentalenten suchen und auf dem US-Markt Fuß fassen oder wachsen wollen.
Aber hier ist der Haken an der Sache.
Während 1099 Auftragnehmer Flexibilität, Schnelligkeit und Kostenvorteile bieten, werden die Gesetze zur Klassifizierung von Arbeitnehmern in den USA immer komplexer, und das nicht nur auf Bundesebene. Jeder Bundesstaat fügt seine eigenen Regeln hinzu, was die Einstellung von Heimwerkern riskanter denn je macht.
In diesem Leitfaden finden Sie eine praktische Aufschlüsselung dessen, was Sie wissen müssen, um Ihr Geschäft in den USA auszubauen, und wie Sie Ihre globalen Teams sicher und vorschriftsmäßig vergrößern können.
W2 vs. 1099: Was ist der der Unterschied bei der Einstellung in den Vereinigten Staaten?
In den USA gibt es zwei Hauptwege, um Talente zu gewinnen:
- W2 Angestellte: Dies sind Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigte, die auf der Gehaltsliste stehen. Sie als Arbeitgeber sind für Steuern, Leistungen und Beiträge zuständig.
- 1099 Vertragspartner: Dies sind unabhängige Arbeitnehmer, die für ihre Steuern, Ausrüstung, Leistungen und Zeit selbst verantwortlich sind. Sie bezahlen sie per Rechnung und erhalten am Jahresende ein 1099-Formular (die US-Version einer Verdienstübersicht).
Bei der Erschließung neuer Märkte bevorzugen Unternehmen in der Regel die 1099, da sie eine flexible und kostengünstige Wahl darstellen. Aber Sie können sich nicht einfach alles aussuchen. Wenn Sie einen Auftragnehmer wie einen Arbeitnehmer behandeln, riskieren Sie Geldbußen, Prüfungen und Nachzahlungen.
1099 Fehlklassifizierungsrisiken bei der Einstellung von U.S.-Auftragnehmern
Eine falsche Einstufung liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer als Auftragnehmer eingestuft wird, sich aber wie ein Arbeitnehmer verhält. Man denke nur an feste Arbeitszeiten, direkte Aufsicht oder das Verbot, für andere zu arbeiten.
In den U.S.A. verwendet die IRS einen dreiteiligen Test an um festzustellen, ob ein Auftragnehmer tatsächlich ein Arbeitnehmer ist. Diese sind:
- Verhaltenskontrolle: Kontrollieren Sie, wie die Arbeit erledigt wird?
- Finanzkontrolle: Bestimmen Sie die Zahlungsbedingungen und Ausgaben?
- Art der Beziehung: Handelt es sich um eine dauerhafte Rolle, die für das Unternehmen wichtig ist?
Wenn die Person wie ein Angestellter geht, spricht und arbeitet, sollte sie wahrscheinlich auf der Gehaltsliste stehen.
Jetzt fügen Sie 50 US Staaten in den Mix
Hier werden die Dinge noch komplizierter.
Jeder US-Bundesstaat führt nun seine eigenen Klassifizierungsregeln ein.
- Kalifornien verwendet einen strengeren "ABC"-Test, um Auftragnehmer zu definieren, und die meisten Freiberufler bestehen ihn nicht.
- New York, New Jersey, Massachusetts und Illinois gehen ebenfalls hart gegen falsche Einstufungen vor.
- Was in Texas als Auftragnehmer gilt, muss in Illinois nicht unbedingt als solcher gelten.
Diese von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedliche Handhabung bedeutet, dass Sie selbst dann, wenn Sie die Bundesnormen erfüllen, auf der Ebene des jeweiligen Bundesstaates gegen die Vorschriften verstoßen können. Für Unternehmen außerhalb der USA, die nicht über lokale Rechtskenntnisse verfügen, kann dies ein Minenfeld sein.
Neben der falschen Einstufung führen die Staaten auch ihre eigenen Arbeitsgesetze ein, und das Szenario wird schnell zu Ein Land mit fünfzig verschiedenen Regeln.
Beschäftigung legislation auf staatlicher Ebene
Hier sind nur einige der Dinge, mit denen Sie konfrontiert sind, wenn Sie in mehreren Staaten einstellen:
- Transparenz bei der Bezahlung: Mehrere Staaten verlangen nun verlangen Gehaltsspannen in Stellenausschreibungen
- AI bei der Anstellung: Neue Regeln für Automatisierung und algorithmische Voreingenommenheit
- Wettbewerbsverbote: Sind in einer wachsenden Zahl von Staaten verboten oder stark eingeschränkt
Ein Wettbewerbsverbot hindert eine Person daran, nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen für einen Konkurrenten zu arbeiten oder ein ähnliches Unternehmen zu gründen - oft für eine bestimmte Zeit oder innerhalb einer bestimmten Region.
- Bezahlter Urlaub: Unterschiedliche Ansprüche, unterschiedliche Anforderungen, je nach Bundesland
Wenn Sie in den USA Auftragnehmer einstellen, insbesondere in mehreren Bundesstaaten, ist die Einhaltung der Vorschriften nicht nur ein Kästchen, das Sie ankreuzen müssen, sondern ein bewegliches Ziel.
U.S.-Unternehmer-Steuerformulare und defristen: Was ySie mmuss faufrufen. und kann nicht ignorieren
Wenn Sie US-amerikanische Auftragnehmer bezahlen, müssen Sie mehr tun, als nur das Geld zu überweisen. Das müssen Sie auch:
- Sammeln Sie die unterzeichneten W-9-Formulare von jedem Auftragnehmer.
- Vergewissern Sie sich, dass Sie eine U.S. Employer Identification Number (EIN) haben.
- Reichen Sie bis zum 31. Januar für jeden Auftragnehmer, dem Sie im Laufe des Jahres 600 Dollar oder mehr gezahlt haben, das Formular 1099-NEC ein (die Steuererklärung für unabhängige Auftragnehmer).
- Führen Sie genaue Aufzeichnungen für IRS-Prüfungen.
Wenn Sie diese Schritte versäumen oder Fehler machen, kann dies zu Strafen, Verzugszinsen oder schlimmer noch zu einer Untersuchung durch das Finanzamt führen.
Können Sie sich also nicht einfach um die US-Gehaltsabrechnung und Compliance selbst erledigen?
Theoretisch, ja. In der Realität ist es riskant, zeitaufwändig und teuer.
Für nicht-amerikanische Unternehmen umfasst der Einstellungsprozess Folgendes:
- Verständnis der komplexen und sich ständig ändernden Gesetzgebung in 50 Staaten
- Gründung einer US-Gesellschaft oder Zusammenarbeit mit einem lokalen Buchhalter
- Steuern und Arbeitsrecht in den USA
- Verwaltung der Einbindung von Auftragnehmern und Zahlungen in USD
Die meisten Unternehmen verfügen einfach nicht über die Ressourcen, die Infrastruktur oder die rechtliche Absicherung, um dies auf eigene Faust zu bewerkstelligen.
Das ist wo Projekt Global kommens in
Bei Project Global machen wir die Einstellung von US-Auftragnehmern einfach und gesetzeskonform.
Durch unsere bestehende Infrastruktur in den USA können wir:
- Korrekte Klassifizierung der Auftragnehmer nach Rolle und Standort
- Ausstellen von Verträgen, die mit den lokalen Gesetzen übereinstimmen
- Verwaltung von W-9s, 1099s und Steuereinhaltung
- Umgang mit Zahlungen, Fristen und Währungen
Wir nehmen Ihnen die schwere Arbeit ab, damit Sie sich auf die Entwicklung Ihres Teams konzentrieren können, nicht auf Ihre Verwaltung.
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