Contratar a contratistas independientes en Estados Unidos es una forma inteligente de crecer. Y es una gran opción para las empresas internacionales que buscan acceder a los mejores talentos e introducirse o crecer en el mercado estadounidense.
Pero aquí está el truco.
Aunque los contratistas 1099 ofrecen ventajas en cuanto a flexibilidad, rapidez y costes, las leyes estadounidenses sobre clasificación de trabajadores son cada vez más complejas, y no sólo a nivel federal. Cada estado está añadiendo sus propias normas a la mezcla, haciendo que la contratación de contratistas DIY sea más arriesgada que nunca.
En esta guía le ofrecemos un desglose práctico de lo que necesita saber para hacer crecer sus operaciones en EE.UU. y cómo puede hacer crecer sus equipos globales con confianza y cumpliendo las normas.
W2 vs 1099: ¿Cuál es ¿cuál es la diferencia al contratar en EE.UU.?
En Estados Unidos, hay dos formas principales de captar talento:
- Empleados W2: Son empleados a tiempo completo o parcial en nómina. Usted, como empleador, se encarga de los impuestos, las prestaciones y las cotizaciones.
- 1099 contratistas: Son trabajadores independientes responsables de sus propios impuestos, equipo, prestaciones y tiempo. Les pagas por factura y reciben un formulario 1099 (la versión estadounidense de un resumen de ingresos) a final de año.
Cuando crecen en nuevos mercados, las empresas tienden a preferir los 1099, ya que son una opción flexible y rentable. Pero no se puede elegir. Si tratas a un contratista como a un empleado, puedes exponerte a multas, auditorías y pagos atrasados.
Riesgos de clasificación errónea 1099 al contratar contratistas estadounidenses
La clasificación errónea se produce cuando un trabajador es etiquetado como contratista pero se comporta como empleado. Piensa en horarios de trabajo fijos, estar bajo supervisión directa o tener restringido el trabajo por cuenta ajena.
En EE.UU., el IRS utiliza una prueba de tres partes para evaluar si un contratista es realmente un empleado. Éstas son:
- Control del comportamiento: ¿Controlas cómo se hace el trabajo?
- Control financiero: ¿Dictan ustedes las condiciones de pago y los gastos?
- Tipo de relación: ¿Se trata de una función continua e integral para la empresa?
Si la persona camina, habla y trabaja como un empleado, lo más probable es que deba estar en nómina.
Ahora añada 50 ESTADOS UNIDOS Estados Unidos
Aquí es donde las cosas se complican aún más.
Cada estado de EE.UU. está introduciendo ahora sus propias normas de clasificación.
- California utiliza una prueba "ABC" más estricta para definir a los contratistas y la mayoría de los autónomos no la superan.
- Nueva York, Nueva Jersey, Massachusetts e Illinois también están tomando medidas contra la clasificación errónea.
- Lo que se considera contratista en Texas puede no serlo en Illinois.
Esta variabilidad de un estado a otro significa que, incluso si cumple las normas federales, puede incumplirlas a nivel estatal. Para las empresas no estadounidenses sin experiencia jurídica local, esto puede ser un campo de minas.
Además de la clasificación errónea, los Estados también están poniendo en marcha sus propias leyes de empleo y el escenario se está convirtiendo rápidamente en Un país con cincuenta normas.
Empleo legislación estatal
He aquí algunos de los problemas a los que se enfrenta cuando contrata en varios estados:
- Transparencia salarial: Varios Estados exigen rangos salariales en los puestos de trabajo
- La IA en la contratación: Nuevas normas sobre automatización y sesgo algorítmico
- No competencia: Están prohibidas o muy restringidas en un número cada vez mayor de Estados.
Una cláusula de no competencia impide que alguien trabaje para un competidor o ponga en marcha un negocio similar después de dejar un puesto, a menudo durante un tiempo determinado o dentro de una región específica.
- Permiso retribuido: Diferentes derechos, diferentes requisitos, estado por estado
Si está contratando a contratistas en Estados Unidos, especialmente en varios estados, el cumplimiento de la normativa no es sólo una casilla que hay que marcar, sino un objetivo en movimiento.
Formularios fiscales para contratistas de EE.UU. y deadlines: Qué yu must file y no puede ignorar
Si va a pagar a contratistas estadounidenses, hay mucho más que hacer aparte de enviar el dinero. Tiene que hacerlo:
- Recoger los formularios W-9 firmados de cada contratista.
- Asegúrese de que dispone de un número de identificación patronal estadounidense (EIN).
- Presente los formularios 1099-NEC (el documento de información fiscal para contratistas independientes) por cada contratista al que haya pagado 600 dólares o más durante el año, antes del 31 de enero.
- Mantener registros precisos para las auditorías del IRS.
Saltarse estos pasos o cometer errores puede desencadenar sanciones, recargos por demora o, peor aún, una investigación del IRS.
Entonces, ¿no puede encargarse de las nóminas y el cumplimiento usted mismo?
En teoría, sí. En realidad, es arriesgado, lento y caro.
Para las empresas no estadounidenses, el proceso de contratación implica:
- Comprender la compleja y cambiante legislación de los 50 estados
- Crear una entidad estadounidense o asociarse con un contable local
- Cumplimiento de la legislación fiscal y laboral de EE.UU.
- Gestión de la contratación y los pagos en USD
La mayoría de las empresas simplemente no tienen los recursos, la infraestructura o la cobertura jurídica para hacerlo con confianza por sí solas.
Ahí es donde Proyecto Global vienes en
En Project Global, hacemos que la contratación de contratistas estadounidenses sea sencilla y cumpla las normas.
A través de nuestra infraestructura estadounidense existente, nosotros:
- Clasificar correctamente a los contratistas en función de su función y ubicación
- Emitir contratos que se ajusten a la legislación local
- Gestionar los formularios W-9 y 1099 y el cumplimiento de las obligaciones fiscales
- Gestión de pagos, plazos y divisas
Nosotros hacemos el trabajo pesado, para que usted pueda centrarse en hacer crecer su equipo, no su administración.
¿Listo para contratar en Estados Unidos sin estrés?
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