Allgemeine Geschäftsbedingungen für Auftragnehmer
Diese Vertragsbedingungen („Bedingungen“) werden zwischen Project Global Management Services Corp. („PGMS“), 3rd Floor R.A Nocon Bldg. 240 E. Rodriguez Highway Manggahan, Rodriguez (Montalban), Rizal, Region Iv-A (Calabarzon), 1860, und der in der zugehörigen Leistungsbeschreibung genannten Person oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung, im Folgenden „Auftragnehmer“ genannt.
DEFINITIONEN
„Auftrag“ bezeichnet den in der Leistungsbeschreibung festgelegten Auftrag.
„Kunde“, für den die endgültigen Dienstleistungen gemäß der Leistungsbeschreibung erbracht werden
„Bedingungen“ bezeichnet die vertragliche Vereinbarung zwischen beiden Parteien, die durch die Unterzeichnung der Leistungsbeschreibung (über den Hyperlink in der Leistungsbeschreibung) in Verbindung mit diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen zustande kommt.
„Auftragnehmer“ Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder Selbstständiger
„Dienstleistungen“ Dienstleistungen, zu deren Erbringung sich der Auftragnehmer gegenüber PGMS verpflichtet hat
„SOW(s)“ (Statement of Works) bezeichnet die Bestellung oder ein anderes Dokument, das PGMS dem Auftragnehmer ausgestellt hat, um den Auftrag des Auftragnehmers für den Kunden zu bestätigen, einschließlich der im SOW aufgeführten Details. Das SOW ist über einen im SOW angegebenen Hyperlink mit diesen Bedingungen verknüpft.
„Tag(e)“ ein Arbeitstag, ausgenommen nationale Feiertage, Bankfeiertage oder Wochenenden (als internationaler Bezugspunkt dient der philippinische Arbeitstagkalender).
ES WIRD HIERMIT VEREINBART, wie folgt:
1.Bestellungen
1.1 Alle von PGMS für den Auftragnehmer erteilten Aufträge werden durch eine Leistungsbeschreibung (SOW) bestätigt, in der alle Einzelheiten der Dienstleistungen dieser Geschäftsbedingungen aufgeführt sind. SOWs können in Form einer E-Mail, eines Textes oder einer elektronischen Unterschriftsanwendung eines PGMS-Mitarbeiters erfolgen.
1.2 Der Auftragnehmer erklärt sich damit einverstanden, E-Mails als Kommunikationsmittel für geschäftliche Anforderungen und Dienstleistungen von PGMS zu akzeptieren. Alle Mitteilungen, die auf diesem Wege versandt werden, werden an die E-Mail-Adresse gesendet, die der Auftragnehmer bei der Registrierung angegeben hat.
2.Beziehung
Beziehung zwischen Auftragnehmer und Projekt Global Management Services Corp.
2.1 PGMS wird die Dienste des Auftragnehmers nur bei Bedarf in Anspruch nehmen. Dies führt dazu, dass die Arbeiten je nach den spezifischen Anforderungen der Leistungsbeschreibung zu unterschiedlichen Arbeitszeiten oder an unterschiedlichen Tagen ausgeführt werden.
2.2 Der Auftragnehmer wird zu keinem Zeitpunkt als Mitarbeiter von PGMS oder eines Kunden von PGMS angesehen oder behandelt. Weder PGMS noch der Auftragnehmer betrachten ihre Partnerschaft als „exklusiv“ und genießen daher keinen Vorzugsstatus.
2.3 Es wird davon ausgegangen, dass der Auftragnehmer ein registrierter Freiberufler oder eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist. Dementsprechend haftet PGMS zu keinem Zeitpunkt für lokale Lohnsteuern oder Sozialversicherungsbeiträge (SSS), PhilHealth, Pag-IBIG Fund oder andere obligatorische Beiträge gemäß philippinischem Recht, die dem Auftragnehmer aufgrund der Erledigung von Arbeiten für PGMS gemäß diesen Geschäftsbedingungen entstehen.
Berichtsbeziehung
2.4 Der Auftragnehmer kann einen Auftrag direkt vom Kunden erhalten, in dem angegeben ist, wo die Dienstleistungen benötigt werden. Alle Aufträge werden in einer Leistungsbeschreibung (SOW) bestätigt, die von PGMS versandt wird. Berichte und Korrespondenz werden vom Auftragnehmer direkt an den Kunden übermittelt.
3.Ausgaben
3.1 Ausführliche Informationen finden Sie in der Leistungsbeschreibung und der Spesenrichtlinie, die diesen Bedingungen beigefügt sind.
3.2 Genaue Spesenabrechnungen müssen vor Monatsende eingereicht werden, damit sie im folgenden Monat bezahlt werden können.
4. Gewährleistung und Freistellung durch den Auftragnehmer
4.1 Der Auftragnehmer ist sich bewusst, dass es die Mission von PGMS ist, „Service mit Integrität und Professionalität“ zu bieten, und verpflichtet sich, alle Verfahren und Arbeitsanweisungen von PGMS, die Teil der Verpflichtung des Unternehmens sind, seinen Kunden ein Höchstmaß an Qualität und Service zu bieten, kennenzulernen und einzuhalten.
4.2 Der Auftragnehmer stellt PGMS von folgenden Ansprüchen frei und hält PGMS schadlos:
a) Alle Ansprüche, die Dritte (einschließlich, zur Vermeidung von Zweifeln, alle Kunden von PGMS oder von diesen Kunden beauftragte Personen) gegenüber PGMS in Bezug auf den in der Leistungsbeschreibung festgelegten Auftrag geltend machen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf alle Kosten, Schäden, Gebühren, Urteile, Ausgaben und Haftungsansprüche, die PGMS im Zusammenhang mit solchen Ansprüchen entstehen.
b) Alle Klagen, Verfahren, Kosten, Ansprüche, Forderungen, Urteile, Geldstrafen, Anordnungen und Verbindlichkeiten, die im Zusammenhang mit der Erbringung der Dienstleistungen durch den Auftragnehmer gemäß der Leistungsbeschreibung entstehen.
5. Zahlungsbedingungen
5.1 Der Auftragnehmer stellt PGMS monatlich eine Rechnung. Rechnungen werden von PGMS innerhalb von 7 Tagen bezahlt, sofern Folgendes zutrifft:
a) Eine genehmigte Stundenzettel wurde erhalten und stimmt mit der Rechnung des Auftragnehmers für genehmigte und akzeptierte Arbeiten gemäß der Leistungsbeschreibung überein.
b) Die Rechnung und die genehmigte Stundenzettel werden bis zum ersten Montag der ersten vollen Woche eines jeden Monats eingereicht.
5.2 PGMS ist berechtigt, Zahlungen an den Auftragnehmer in folgenden Fällen zurückzuhalten oder zu kürzen:
a.) Jegliche Haftung, die sich direkt oder indirekt aus einem Verstoß des Auftragnehmers gegen eine Bestimmung dieser Geschäftsbedingungen ergibt, die PGMS dem Auftragnehmer schriftlich mitgeteilt hat;
b.) Alle Schäden, die PGMS entstanden sind und dem Auftragnehmer gemäß Ziffer 2 dieser Geschäftsbedingungen schriftlich mitgeteilt wurden;
c.) Die Bestätigung des Auftragnehmers (sei es durch Gutschrift, mündliche oder schriftliche Bestätigung), dass PGMS berechtigt ist, eine Zahlung zurückzuhalten oder zu kürzen;
d.) Alle Fälle, in denen PGMS aufgrund eines Verstoßes des Auftragnehmers gegen diese Geschäftsbedingungen zur Zahlung an einen Dritten verpflichtet ist.
5.3 Rechnungen, die vom Auftragnehmer nach Ablauf von 60 Tagen nach Abschluss eines Projekts eingereicht werden, werden von PGMS nicht bezahlt.
6. Preis
Der Preis, zu dem die Parteien die Untervergabe von Dienstleistungen vereinbaren, ist in der Leistungsbeschreibung enthalten. Die Zahlung erfolgt in philippinischen Pesos, vorbehaltlich der geltenden Devisenvorschriften der Bangko Sentral ng Pilipinas (BSP) und der Quellensteuerpflichten nach philippinischem Recht.
7. Kündigung
7.1 Jede Partei kann einen Auftrag kündigen, indem sie der anderen Partei schriftlich die in der Leistungsbeschreibung festgelegte Kündigungsfrist mitteilt. Jede Partei kann diese Bedingungen und alle aktiven Leistungsbeschreibungen kündigen, indem sie der anderen Partei eine Kündigungsfrist von dreißig Tagen oder, falls nach philippinischem Recht vorgeschrieben, eine längere Kündigungsfrist einräumt.
7.2 Ungeachtet der Unterklauseln 7.1 und 7.5 dieser Bedingungen kann PGMS, wenn dies vom Kunden verlangt wird, den Auftragnehmer ohne Vorankündigung und ohne Haftung anweisen, die Arbeit an Aufträgen jederzeit einzustellen, wenn:
a.) Der Auftragnehmer hat gegen die für die eigenen Mitarbeiter des Auftraggebers geltenden Regeln, Vorschriften und Richtlinien verstoßen, die auch für unabhängige Auftragnehmer gelten.
b.) Der Kunde hat Grund zu der Annahme, dass der Auftragnehmer eine für ihn geltende Vertraulichkeitsverpflichtung nicht eingehalten hat.
c.) Der Auftragnehmer wird zahlungsunfähig, aufgelöst oder Gegenstand eines Insolvenzantrags;
d.) Der Auftragnehmer erweist sich aus irgendeinem Grund als für den Auftraggeber unbefriedigend.
7.3 Versäumt es der Auftragnehmer, die in der Leistungsbeschreibung geforderte Kündigung auszusprechen, so stellt dies einen Vertragsbruch dar und berechtigt PGMS, vom Auftragnehmer Schadensersatz für die Dauer der nicht eingehaltenen Kündigungsfrist für alle PGMS entstandenen Verluste zu verlangen.
7.4 Ist der Auftragnehmer aus irgendeinem Grund nicht in der Lage, Leistungen für einen Auftrag zu erbringen, muss er PGMS spätestens um 8:00 Uhr am ersten Tag der Abwesenheit darüber informieren, damit alternative Vorkehrungen getroffen werden können.
7.5 Der Auftragnehmer erkennt an, dass die Fortsetzung eines Auftrags von der Fortsetzung des zwischen PGMS und dem Kunden geschlossenen Vertrags abhängig und abhängig ist. Sollte der Vertrag zwischen PGMS und dem Kunden aus irgendeinem Grund gekündigt werden, endet der Auftrag mit sofortiger Wirkung, ohne dass PGMS dafür haftbar gemacht werden kann.
8. Vollständige Vereinbarung
8.1 Diese Vereinbarung stellt die gesamte Vereinbarung zwischen den Parteien dar, und alle besonderen Bedingungen sind in der Leistungsbeschreibung festgelegt. Alle Änderungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform und müssen zwischen den Parteien vereinbart werden.
8.2 Sollte eine Bestimmung dieser Geschäftsbedingungen von einem Gericht oder einer anderen zuständigen Behörde ganz oder teilweise für ungültig oder nicht durchsetzbar erklärt werden, so bleibt die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen dieser Geschäftsbedingungen und der Rest der betreffenden Bestimmung davon unberührt.
9. Vertraulichkeit
9.1 Durch den Abschluss dieses Vertrags kann der Auftragnehmer von Zeit zu Zeit Kenntnis von vertraulichen Informationen erhalten.
9.2 PGMS betrachtet die folgenden Kategorien von Informationen als Beispiele für Materialien, die als vertraulich gelten würden:
a.) Kundenlisten oder einzelne Namen
b.) Preisgestaltung und Tarifstruktur
c.) Lieferantenvereinbarungen
d.) Technische Entwicklungen
e.) Mitarbeiterunterlagen und Finanzunterlagen
f.) Vom Auftragnehmer für einen Kunden erstellte schriftliche Inhalte
g.) Anweisungen von Kunden oder PGMS an den Auftragnehmer
Die obige Liste ist ein Leitfaden und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
9.3 Als Bedingung dieses Vertrags verpflichtet sich der Auftragnehmer, während der Laufzeit dieses Vertrags und auch nach dessen Beendigung keine vertraulichen Kenntnisse, finanziellen oder sonstigen Informationen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die in Absatz 9.2 genannten Informationen, oder sonstige Produkte oder Systeme von PGMS, dessen Muttergesellschaft oder verbundenen Unternehmen oder sonstigen Organisationen oder Personen, mit denen er im Rahmen seiner Tätigkeit in Kontakt kommt, offenzulegen, in irgendeiner Weise zu nutzen oder daraus Vorteile zu ziehen.
9.4 Alle Notizen, Memos oder sonstigen Unterlagen, die sich auf das Geschäft von PGMS beziehen, bleiben Eigentum von PGMS und sind zusammen mit allen Kopien auf Verlangen und im Falle der Beendigung dieses Vertrags an PGMS zurückzugeben.
9.5 Der Auftragnehmer wird auf das philippinische Datenschutzgesetz von 2012 (Republic Act No. 10173) und dessen Durchführungsbestimmungen und Vorschriften hingewiesen. Alle Daten zu lebenden Personen, unabhängig davon, ob sie bei PGMS beschäftigt sind oder nicht, die vom Auftragnehmer im Rahmen der Geschäftstätigkeit von PGMS verarbeitet oder gespeichert werden, sind als vertraulich zu behandeln. Sie dürfen nicht an unbefugte Personen weitergegeben oder für Zwecke verwendet werden, die nicht unter das oben genannte Gesetz fallen.
10. Nichtverzicht
10.1 Ein Verzicht von PGMS auf die Geltendmachung einer Verletzung einer Bestimmung dieser Geschäftsbedingungen gilt nicht als Verzicht auf die Geltendmachung einer späteren Verletzung derselben oder einer anderen Bestimmung.
10.2 Die in Klausel 8 genannten Rechte zur Kündigung dieser Geschäftsbedingungen beeinträchtigen nicht die sonstigen Rechte oder Rechtsmittel von PGMS in Bezug auf den betreffenden Verstoß oder sonstige Verstöße.
10.3 Bei Beendigung dieser Geschäftsbedingungen aus irgendeinem Grund, vorbehaltlich anderslautender Bestimmungen in diesen Geschäftsbedingungen und vorbehaltlich aller vor der Beendigung entstandenen Rechte oder Pflichten, hat keine der Parteien gegenüber der anderen Partei weitere Verpflichtungen gemäß diesen Geschäftsbedingungen.
11. Persönliche Haftung / Versicherungsschutz
11.1 PGMS stellt dem Auftragnehmer keinen Versicherungsschutz wie Berufshaftpflicht-, Betriebshaftpflicht-, Reise-, Kranken- oder Unfallversicherung zur Verfügung.
11.2 Der Auftragnehmer muss eine angemessene Berufshaftpflicht- und Betriebshaftpflichtversicherung bei einer renommierten Versicherungsgesellschaft abschließen und aufrechterhalten und sicherstellen, dass sein Personal eine solche Versicherung ebenfalls abschließt und aufrechterhält. Der Auftragnehmer und sein Personal müssen PGMS auf Verlangen unverzüglich diese Versicherungspolicen, die Prämienbelege und Versicherungszertifikate vorlegen. Soweit möglich, muss der Auftragnehmer seine Versicherer über seine Interessen an seinen Versicherungspolicen informieren.
11.3 Die zu versichernden Risiken sind folgende:
a.) mindestens 391.650.000 PHP oder den Gegenwert in lokaler Währung für Verluste, die aufgrund des Todes oder einer Körperverletzung des Auftragnehmers, seines Personals oder eines Dritten während der Erbringung der im Rahmen dieses Vertrags erforderlichen Dienstleistungen entstanden sind;
b.) mindestens 391.650.000 PHP oder den Gegenwert in lokaler Währung für alle Ansprüche Dritter, für die PGMS oder der Kunde aufgrund von Handlungen oder Unterlassungen des Auftragnehmers bei der Erbringung der gemäß diesen Bedingungen erforderlichen Dienstleistungen haftbar werden könnten, einschließlich aller Ansprüche, die PGMS oder der Kunde direkt oder indirekt in Bezug auf die Erbringung dieser Dienstleistungen geltend machen könnten.
11.4 Der Auftragnehmer hat (und hat dafür zu sorgen, dass alle Mitarbeiter) alle angemessenen Gesundheits- und Sicherheitsstandards einhalten und die Gesundheits- und Sicherheitsverfahren des Kunden befolgen, die an den Orten gelten, an denen die Dienstleistungen erbracht werden, und sicherstellen, dass die Mitarbeiter dem Auftragnehmer alle unsicheren Arbeitspraktiken melden, die der Auftragnehmer dann beheben muss, vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer PGMS informiert und konsultiert, bevor er den Kunden wegen eines solchen Problems kontaktiert.
11.5 Der Auftragnehmer haftet für alle Verluste, Verbindlichkeiten, Kosten (einschließlich angemessener Rechtskosten), Schäden oder Ausgaben, die sich aus fahrlässigen oder leichtfertigen Handlungen, Unterlassungen oder Versäumnissen im Zusammenhang mit der Erbringung der Dienstleistungen durch den Auftragnehmer, sein Personal und/oder einen gemäß diesen Bedingungen beauftragten Ersatzmitarbeiter ergeben, und hält PGMS dafür schadlos.
12. Status und Steuerpflicht
12.1 Der Auftragnehmer erkennt an, dass er als unabhängiger Auftragnehmer tätig ist, und der Auftragnehmer erkennt an und sorgt dafür, dass sein Personal anerkennt, dass nichts in diesen Bedingungen eine Beziehung als Angestellter, Vertreter, Direktor oder Partner von PGMS und/oder dem Kunden begründet oder suggeriert; daher haben der Auftragnehmer und sein Personal keinen Anspruch auf die von PGMS oder dem Kunden gewährten Leistungen.
12.2 Diese Vereinbarung stellt einen Vertrag über die Erbringung von Dienstleistungen und keinen Arbeitsvertrag dar. Dementsprechend ist der Auftragnehmer in vollem Umfang verantwortlich für und hält PGMS schadlos in Bezug auf:
a) Alle Einkommenssteuern, Mehrwertsteuern (falls zutreffend) und Pflichtbeiträge an SSS, PhilHealth und Pag-IBIG sowie alle anderen Verbindlichkeiten gemäß den philippinischen Steuer- und Sozialgesetzen und alle anderen Verbindlichkeiten, Abzüge, Beiträge, Bewertungen oder Forderungen, die sich aus der Erbringung der Dienstleistungen oder aus Zahlungen oder Leistungen ergeben, die die Person im Zusammenhang mit den Dienstleistungen erhält, sofern eine solche Rückforderung nicht gesetzlich verboten ist. PGMS behält jedoch die geltenden Quellensteuern auf Zahlungen an den Auftragnehmer ein und führt sie an das Bureau of Internal Revenue (BIR) ab, es sei denn, der Auftragnehmer legt eine gültige BIR-Befreiungsbescheinigung oder einen gültigen BIR-Bescheid vor. Der Auftragnehmer stellt PGMS ferner von allen angemessenen Kosten, Ausgaben und Strafen, Bußgeldern oder Zinsen frei, die PGMS im Zusammenhang mit oder infolge solcher Verbindlichkeiten, Abzüge, Beiträge, Veranlagungen oder Forderungen entstehen oder zu zahlen sind.
b) Jegliche Haftung, die sich aus arbeitsrechtlichen Ansprüchen oder Ansprüchen aufgrund des Arbeitnehmerstatus (einschließlich angemessener Kosten und Aufwendungen) ergibt, die von der Person oder einem Stellvertreter gegen PGMS aufgrund oder im Zusammenhang mit der Erbringung der Dienstleistungen geltend gemacht werden.
12.3 PGMS kann nach eigenem Ermessen diese Entschädigung (ganz oder teilweise) durch Abzug von den an den Auftragnehmer zu leistenden Zahlungen erfüllen.
12.4 Weder der Auftragnehmer noch sein Personal sind befugt, und der Auftragnehmer darf nicht und muss sicherstellen, dass keines seiner Mitarbeiter Zusicherungen abgibt, Verbindlichkeiten eingeht oder Verträge oder Vereinbarungen abschließt, die PGMS oder den Kunden in finanzieller oder anderer Hinsicht binden.
12.5 Diese Bedingungen ernennen den Auftragnehmer oder das Personal nicht zu Vertretern von PGMS oder des Kunden und begründen auch keine Partnerschaft oder Joint Venture oder führen in irgendeiner Weise zu einer Verpflichtung von PGMS oder des Kunden in Bezug auf die Haftung des Auftragnehmers oder des Personals.
12.6 Der Auftragnehmer stellt PGMS und/oder den Kunden von allen Ansprüchen frei, die von Personen, Firmen, Unternehmen oder Behörden in Bezug auf die Erbringung von Dienstleistungen durch den Auftragnehmer gemäß diesen Bedingungen gegen sie geltend gemacht werden könnten.
12.7 Diese Bedingungen stellen in keiner Weise einen Arbeitsvertrag dar, und der Auftragnehmer ist allein verantwortlich für die Sozialversicherungsbeiträge für das gesamte Personal sowie für alle Steuern, die in Bezug auf die gemäß diesen Bedingungen gezahlten Honorare und Erstattungen zu entrichten sind, und wird PGMS und/oder den Kunden von allen Ansprüchen freistellen, die von den zuständigen Behörden gegen sie geltend gemacht werden könnten.
12.8 Während der Laufzeit dieser Bedingungen hat der Auftragnehmer sicherzustellen, dass sein Personal (sofern nicht durch Unfall oder Krankheit verhindert) seine Zeit, Aufmerksamkeit und Fähigkeiten in dem Maße für die Geschäfte von PGMS einsetzt, wie dies für die ordnungsgemäße Erbringung seiner Dienstleistungen als Auftragnehmer oder Personal erforderlich ist. Dies hindert den Auftragnehmer oder das Personal jedoch nicht daran, in ähnlicher oder anderer Funktion für andere Personen, Firmen oder Unternehmen tätig zu werden (vorbehaltlich der Vertraulichkeits- und Beschränkungsklauseln in diesen Bedingungen).
12.9 Der Auftragnehmer darf keine Empfehlungen an einen Kunden aussprechen, die einem Dritten zugutekommen oder diesen einbeziehen würden, an dem der Auftragnehmer oder sein Personal oder eine mit ihnen verbundene Person ein finanzielles oder materielles Interesse hat, und hat dafür zu sorgen, dass auch sein Personal dies nicht tut, es sei denn, er hat dieses Interesse PGMS und dem Kunden vollständig offengelegt und PGMS hat seine schriftliche Zustimmung erteilt. Alle vertraglichen Schutzmaßnahmen, die PGMS in diesen Bedingungen gewährt oder vorbehält, einschließlich Gewährleistungen, Haftungsbeschränkungen, Rechtsbehelfe, Entschädigungen und Vertraulichkeit, kommen dem Kunden zugute und sind zu dessen Gunsten bestimmt.
12.10 Diese Bedingungen und alle Streitigkeiten oder Ansprüche (einschließlich außervertraglicher Streitigkeiten oder Ansprüche), die sich aus oder in Verbindung mit ihnen oder ihrem Gegenstand oder ihrer Entstehung ergeben, unterliegen den Gesetzen der Republik der Philippinen und sind entsprechend auszulegen.
12.11 Jede Partei erklärt sich unwiderruflich damit einverstanden, dass die Gerichte der Philippinen die ausschließliche Zuständigkeit für die Beilegung von Streitigkeiten oder Ansprüchen (einschließlich außervertraglicher Streitigkeiten oder Ansprüche) haben, die sich aus oder im Zusammenhang mit diesen Bedingungen oder ihrem Gegenstand oder ihrer Entstehung ergeben.
ANHANG 1
STRAFRECHTLICHE OFFENLEGUNG / VERTRAULICHKEIT / PDPO
Von allen Mitarbeitern des Auftragnehmers auszufüllen, die Zugang zu Kundendaten oder Räumlichkeiten haben werden.
Der Auftragnehmer hat alle früheren oder anhängigen strafrechtlichen Verurteilungen, Anklagen oder Verfahren vor Beginn eines Auftrags im Rahmen dieser Vereinbarung offenzulegen, soweit dies nach geltendem philippinischem Recht zulässig ist. Diese Offenlegung ist Teil der Zusicherungen und Gewährleistungen des Auftragnehmers gegenüber dem Unternehmen.
Alle offengelegten Informationen werden streng vertraulich behandelt und ausschließlich zum legitimen Zweck der Beurteilung der Eignung des Auftragnehmers für eine Beauftragung gemäß dem Datenschutzgesetz von 2012 (Republic Act No. 10173), seinen Durchführungsbestimmungen und Vorschriften sowie den geltenden Verordnungen der National Privacy Commission (NPC) erhoben, verwendet und verarbeitet.
Project Global erkennt an, dass Informationen über strafrechtliche Verurteilungen oder Verfahren nach philippinischem Recht sensible personenbezogene Daten darstellen und nur bei Bedarf und unter Einhaltung angemessener organisatorischer, physischer und technischer Sicherheitsvorkehrungen verarbeitet werden dürfen.
Project Global kann angemessene und verhältnismäßige Maßnahmen ergreifen, um die Richtigkeit der offengelegten Informationen zu überprüfen, darunter die Anforderung von Belegen oder rechtmäßigen Bescheinigungen von den zuständigen philippinischen Behörden, jedoch nur:
- nachdem der Auftragnehmer in die engere Wahl gekommen ist oder unter Vorbehalt beauftragt wurde; und
- nach Erhalt der freiwilligen, ausdrücklichen, informierten und schriftlichen Zustimmung des Auftragnehmers oder wenn eine solche Überprüfung anderweitig gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig ist.
Jede Unterlassung der Offenlegung relevanter Vorstrafen oder jede vorsätzliche Falschdarstellung oder Auslassung seitens des Auftragnehmers stellt einen wesentlichen Verstoß gegen diese Vereinbarung dar und kann zur sofortigen Beendigung des Auftrags, zum Verfall oder zur Einbehaltung der Vergütung für unvollständige oder abgelehnte Leistungen sowie zur Ausübung aller anderen Rechtsmittel führen, die nach geltendem Recht oder dieser Vereinbarung zur Verfügung stehen.
Project Global erkennt ferner an, dass jede offengelegte Vorstrafe von Fall zu Fall unter Berücksichtigung der Art und Schwere der Straftat, der seit der Verurteilung oder dem Urteil verstrichenen Zeit, der Relevanz für die Beschäftigung, der Anzeichen für eine Resozialisierung und des Gesamtkontexts gemäß den Grundsätzen der Fairness, Verhältnismäßigkeit und Nichtdiskriminierung bewertet werden muss.
Haben Sie strafrechtliche Verurteilungen, Anklagen oder Verfahren, die Sie gemäß geltendem philippinischem Recht offenlegen müssen?
Wenn ja, geben Sie diese bitte in der zugehörigen Leistungsbeschreibung an.
Vertraulichkeit
Als Lieferant von PGMS verpflichte ich mich:
- Alle Informationen in Bezug auf Arbeitsergebnisse, geistige Eigentumsrechte an den Arbeitsergebnissen und die Geschäfte und Angelegenheiten von PGMS, dem Kunden oder anderen Kunden von PGMS (einschließlich, zur Vermeidung von Zweifeln, Zahlungssätze) („vertrauliche Informationen“), die mir im Zusammenhang mit der Erbringung der Dienstleistungen bekannt werden, vertraulich zu behandeln.
- Keine vertraulichen Informationen zu verwenden, außer zum Zweck der Erbringung der Dienstleistungen.
- Sofortige Unterzeichnung aller Übertragungen von Rechten an geistigem Eigentum in Bezug auf die Arbeitsergebnisse oder aller Vertraulichkeitsvereinbarungen, deren Unterzeichnung PGMS oder der Kunde von mir vernünftigerweise verlangen können.
- Ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung des Kunden dürfen keine Materialien (weder physische noch elektronische), die vertrauliche Informationen enthalten, aus den Räumlichkeiten des Kunden entfernt werden.
- Auf Anfrage alle Materialien, die sich in meinem Besitz oder unter meiner Kontrolle befinden und die dem Kunden oder PGMS gehören und/oder vertrauliche Informationen enthalten, unverzüglich an PGMS (oder gemäß den Anweisungen von PGMS) zurückgeben und alle elektronischen Kopien, zu deren Aufbewahrung ich nicht gesetzlich verpflichtet bin, dauerhaft löschen.
Personenbezogene Daten (Datenschutzgesetz von 2012)
Das Datenschutzgesetz von 2012 (Republic Act No. 10173) regelt zusammen mit seinen Durchführungsbestimmungen und den geltenden Verordnungen der National Privacy Commission (NPC) die Erhebung, Verwendung, Verarbeitung, Speicherung, Aufbewahrung und Weitergabe personenbezogener Daten auf den Philippinen.
PGMS verpflichtet sich, sicherzustellen, dass alle erhobenen und verarbeiteten personenbezogenen Daten korrekt, relevant und nicht übermäßig sind, bei Bedarf auf dem neuesten Stand gehalten werden und gemäß den Grundsätzen der Transparenz, der legitimen Zweckbestimmung und der Verhältnismäßigkeit gemäß den philippinischen Datenschutzgesetzen fair und rechtmäßig verarbeitet werden. Alle personenbezogenen Daten werden ausschließlich für legitime Zwecke erhoben, verwendet, gespeichert und weitergegeben, die in direktem Zusammenhang mit der Ausübung unserer Geschäftstätigkeit und der Verwaltung Ihrer Geschäftsbeziehung stehen und den geltenden gesetzlichen Bestimmungen entsprechen.
Als Auftragnehmer haben Sie gemäß dem Datenschutzgesetz Rechte, darunter das Recht auf Information, das Recht auf Zugang, das Recht auf Widerspruch und das Recht, die Berichtigung oder Korrektur der von uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, vorbehaltlich der geltenden gesetzlichen Beschränkungen.
Damit PGMS Sie auf dem Laufenden halten kann, werden wir Sie möglicherweise per Brief, E-Mail, SMS, Telefonanruf oder auf anderem elektronischen Wege zu administrativen, betrieblichen und engagementsbezogenen Zwecken kontaktieren. Soweit gesetzlich vorgeschrieben, erfolgt eine solche Kommunikation mit Ihrer Einwilligung, die freiwillig, spezifisch, informiert und gemäß den NPC-Anforderungen nachweisbar sein muss.
Offenlegungserklärung
In Übereinstimmung mit dem Datenschutzgesetz von 2012 (Republikgesetz Nr. 10173), seinen Durchführungsbestimmungen und Vorschriften sowie den geltenden Verordnungen der National Privacy Commission (NPC) erteile ich hiermit meine freiwillige, ausdrückliche, informierte und schriftliche Zustimmung zu Folgendem:
(a) Offenlegung für legitime Zwecke
PGMS kann relevante Inhalte meiner Personalakte an seine autorisierten Mitarbeiter, Vertreter, Dienstleister oder Kunden weitergeben, jedoch ausschließlich auf einer Need-to-know-Basis und ausschließlich für legitime geschäftliche, betriebliche, auftragsbezogene, beschäftigungsbezogene, Compliance- oder gesetzliche Zwecke in Übereinstimmung mit geltendem Recht.
(b) Überprüfung von Informationen
PGMS und/oder seine Kunden können alle von mir in meiner Bewerbung, meinen Einstellungsunterlagen oder Personalakten angegebenen Informationen überprüfen, einschließlich durch rechtmäßige und angemessene Hintergrund- oder Referenzprüfungen durch Dritte, sofern dies angemessen ist und ich gemäß den gesetzlichen Bestimmungen meine Zustimmung dazu gegeben habe.
(c) Aufbewahrung von Unterlagen
PGMS kann Kopien von Hintergrundüberprüfungsunterlagen, Belegen oder gleichwertigen Bescheinigungen, sofern zutreffend, für Compliance-, Prüfungs-, Betriebs- oder gesetzliche Zwecke aufbewahren, jedoch nur so lange, wie dies zur Erfüllung dieser Zwecke erforderlich ist oder anderweitig nach geltendem philippinischem Recht vorgeschrieben ist. Danach werden diese Daten sicher vernichtet.
Ich bestätige, dass alle mich betreffenden personenbezogenen Daten gemäß dem Datenschutzgesetz von 2012 und ausschließlich für Zwecke, die in direktem Zusammenhang mit meiner Tätigkeit, meinem Auftrag oder meiner Beschäftigung bei PGMS stehen, unter Einhaltung angemessener organisatorischer, physischer und technischer Sicherheitsvorkehrungen erhoben, verwendet, verarbeitet, gespeichert, aufbewahrt und weitergegeben werden dürfen.
ANHANG 2
STANDARDS UND SICHERHEITSMASSNAHMEN
Von allen Mitarbeitern des Auftragnehmers auszufüllen, die Zugang zu Kundendaten oder Räumlichkeiten haben werden.
Qualitätscharta
Um Ihnen und unseren Kunden den bestmöglichen Service zu bieten, verlangen wir von allen, die mit uns zusammenarbeiten, dass sie den folgenden Bedingungen zustimmen:
- Vertreten Sie sich selbst und PGMS auf höfliche und professionelle Weise.
- Respektieren Sie Ihre Kollegen und Delegierten unabhängig von Geschlecht, Alter, Hautfarbe, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder Familienstand gemäß unserer Politik der Chancengleichheit.
- Beachten Sie jederzeit die für unabhängige Auftragnehmer geltenden Regeln, Vorschriften und Richtlinien des Kunden.
- Halten Sie sich an die Bedingungen Ihres Vertrags.
- Informieren Sie uns so schnell wie möglich über alle Streitigkeiten oder Probleme.
Grundsatzerklärung zur Chancengleichheit
Vielfalt und Chancengleichheit beziehen sich auf menschliche Eigenschaften, die sich von unseren eigenen unterscheiden und außerhalb der Gruppen liegen, denen wir angehören. Vielfalt umfasst nicht nur Rasse, ethnische Zugehörigkeit und Geschlecht, sondern auch Fähigkeiten/Behinderungen, Bildung, Alter, soziale Schicht und viele andere Unterschiede.
PGMS verpflichtet sich zu einer Politik der Chancengleichheit für alle. Wir diskriminieren niemanden aufgrund seiner Rasse, Hautfarbe, Religion, ethnischen oder nationalen Herkunft, seines Geschlechts, Familienstands, einer Behinderung oder seines Alters.
Es liegt in der besonderen Verantwortung aller Vertreter von PGMS, dafür zu sorgen, dass diese Richtlinie vollständig umgesetzt wird, und sich ihrer Verantwortung und der rechtlichen Verpflichtungen bewusst zu sein, die ihnen und diesem Unternehmen obliegen. Alle Vertreter von PGMS halten sich an die Gesetze zur Diskriminierung aufgrund des Geschlechts und der Rasse. Die Diskriminierung einer Person aufgrund ihrer ethnischen Herkunft, ihres Geschlechts oder ihres Familienstands wird als schwerwiegendes Fehlverhalten angesehen und kann zur Entlassung führen.
Unternehmenseigentum und Urheberrecht
Alle schriftlichen Unterlagen, unabhängig davon, ob sie in Papierform, elektronisch oder magnetisch vorliegen, die Sie im Rahmen Ihres Vertrags mit uns erstellt oder erworben haben, sind Eigentum unseres Kunden und unterliegen gegebenenfalls dem Urheberrecht des Kunden oder unserem Urheberrecht. Bei Beendigung Ihres Vertrags mit uns oder jederzeit auf Verlangen sind Sie verpflichtet, uns alle in Ihrem Besitz befindlichen Unterlagen zurückzugeben.
Alle von Ihnen erstellten und dem Kunden vorgelegten Arbeiten sind Eigentum des Kunden. Alle von Ihnen erstellten und dem Kunden vorgelegten Arbeiten sind gemäß den geltenden Urheberrechtsgesetzen Auftragsarbeiten, die speziell vom Kunden in Auftrag gegeben wurden. Alle Ihre Beiträge zu den Arbeiten und alle Rechte, Titel und Anteile am Urheberrecht daran sind das alleinige und ausschließliche Eigentum des Kunden und unterliegen ausschließlich dem Urheberrecht im Namen des Kunden. Soweit die Arbeiten nicht als Auftragsarbeiten gelten, übertragen Sie dem Kunden das Eigentum an diesen Arbeiten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf alle Urheberrechte und Rechte an geistigem Eigentum. Diese Rechte umfassen unter anderem das alleinige und ausschließliche Recht, das Werk in jeder Form oder jedem Medium, das jetzt oder in Zukunft existiert, oder in jeder Sprache während der gesamten Dauer des Urheberrechts daran und weltweit zu drucken, zu veröffentlichen, zu verkaufen, zu kopieren, zu vertreiben und anderen zu lizenzieren.
Passwortschutz
Passwörter sind ein wichtiger Aspekt der Computersicherheit. Ein schlecht gewähltes Passwort kann zu unbefugtem Zugriff und/oder Missbrauch der Ressourcen eines Unternehmens führen. Alle Auftragnehmer mit Zugriff auf Unternehmenssysteme sind dafür verantwortlich, geeignete Maßnahmen zur Auswahl und Sicherung ihrer Passwörter zu ergreifen. Passwörter dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Alle Passwörter sind als sensible, vertrauliche Informationen zu behandeln.
Überwachung
Wir behalten uns das Recht vor, alle E-Mail-/IM- und Internetaktivitäten auf dem PGMS- oder Kundennetzwerk durch Sie zu überwachen, um die Einhaltung unserer Richtlinien und Verfahren sowie die Einhaltung der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen sicherzustellen, und Sie stimmen einer solchen Überwachung hiermit zu. Die durch eine solche Überwachung gewonnenen Informationen können als Beweismittel in Disziplinarverfahren verwendet werden.
Nutzung sozialer Netzwerke
Alle arbeitsbezogenen Themen oder Materialien, die Rückschlüsse auf die Identität eines Kunden oder Arbeitskollegen zulassen und sich nachteilig auf das Unternehmen, einen Kunden oder unsere Beziehung zu einem Kunden auswirken könnten, dürfen nicht in sozialen Netzwerken veröffentlicht werden. Das bedeutet, dass arbeitsbezogene Themen zu keiner Zeit, weder während noch außerhalb der Arbeitszeiten, auf solchen Websites veröffentlicht werden dürfen. Dies gilt auch für den Zugriff über Computer oder mobile Geräte.
RICHTLINIE ZUR BEKÄMPFUNG VON BESTECHUNG / RICHTLINIE ZUM SCHUTZ VON WHISTLEBLOWERN UND RICHTLINIE ZUR BEKÄMPFUNG VON BELÄSTIGUNG
Von allen Mitarbeitern des Auftragnehmers auszufüllen, die Zugang zu Kundendaten oder -räumen haben werden.
RICHTLINIE ZUR BEKÄMPFUNG VON BESTECHUNG
Bestechung ist eine Straftat. Das Unternehmen verbietet jede Form von Bestechung. Wir verlangen von allen, die mit unserem Geschäft in Verbindung stehen, die Einhaltung der höchsten ethischen Standards und der geltenden Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung. Integrität und Transparenz sind für uns von größter Bedeutung, und wir tolerieren keinerlei korrupte Handlungen, unabhängig davon, ob sie von Mitarbeitern oder von Dritten begangen werden, die für das Unternehmen oder in dessen Namen handeln.
Richtlinie
Es ist allen Mitarbeitern und Personen, die in unserem Auftrag tätig sind, untersagt, direkt oder indirekt Bestechungsgelder anzubieten, zu geben, zu verlangen oder anzunehmen, d. h. Geschenke, Darlehen, Zahlungen, Belohnungen oder Vorteile, sei es in bar oder in anderer Form, anzubieten, zu gewähren, zu verlangen oder anzunehmen, um für das Unternehmen einen geschäftlichen, vertraglichen oder regulatorischen Vorteil zu erlangen oder um für eine Person oder eine mit dieser Person in Verbindung stehende Person einen persönlichen Vorteil zu erlangen, der unethisch ist.
Verdacht
Wenn wir den Verdacht haben, dass Sie eine Bestechung oder einen Bestechungsversuch begangen haben, wird eine Untersuchung durchgeführt und es können gemäß unserem Disziplinarverfahren gegebenenfalls Maßnahmen ergriffen werden, die zur Beendigung unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen führen können.
Berichterstattung
Wenn Sie als Mitarbeiter oder in unserem Auftrag tätige Person den Verdacht haben, dass eine Bestechung oder versuchte Bestechung stattgefunden hat, sind Sie verpflichtet, dies Ihrem Ansprechpartner bei PGMS zu melden, auch wenn Sie persönlich nicht daran beteiligt sind. Möglicherweise werden Sie gebeten, einen schriftlichen Bericht über den Vorfall zu verfassen.
Geschenke und Bewirtung
Wir sind uns bewusst, dass das Geben und Empfangen von Geschenken und Bewirtungen als Ausdruck von Freundschaft oder Wertschätzung, ohne dass dafür eine Gegenleistung erwartet wird, in unserer Branche vorkommen oder sogar gang und gäbe sein kann. Dies stellt keine Bestechung dar, sofern es angemessen ist und ordnungsgemäß dokumentiert wird. Da sich die Gesetze ständig ändern, unterliegt diese Richtlinie einer Überprüfung, und das Unternehmen behält sich das Recht vor, diese Richtlinie ohne vorherige Ankündigung zu ändern.
WHISTLEBLOWER-RICHTLINIE
Unter bestimmten Umständen sind Mitarbeiter vor Nachteilen oder Kündigung geschützt, wenn sie Informationen über Organisationen, für die sie arbeiten, offenlegen.
Qualifizierende Offenlegungen
- Bestimmte Offenlegungen sind gesetzlich als „qualifizierte Offenlegungen“ vorgeschrieben. Eine „qualifizierte Offenlegung“ bezeichnet die Offenlegung von Informationen, von denen der Mitarbeiter aufrichtig und vernünftigerweise annimmt, dass sie im öffentlichen Interesse liegen und zeigen, dass das Unternehmen eine „relevante Pflichtverletzung“ begangen hat, indem es:
- eine Straftat begehen;
- die Nichteinhaltung einer gesetzlichen Verpflichtung;
- ein Justizirrtum;
- die Gesundheit und Sicherheit einer Person gefährden;
- Umweltschäden; oder
- Verschweigen von Informationen im Zusammenhang mit dem Vorstehenden.
- Diese Handlungen können in der Vergangenheit, Gegenwart oder Zukunft liegen, sodass beispielsweise eine Offenlegung zulässig ist, wenn sie sich auf Umweltschäden bezieht, die bereits eingetreten sind, gerade eintreten oder wahrscheinlich eintreten werden. Das Unternehmen wird alle Bedenken, die Sie in Bezug auf die oben genannten Angelegenheiten äußern, sehr ernst nehmen.
- Wir empfehlen Ihnen, dieses Verfahren anzuwenden, wenn Sie Bedenken hinsichtlich eines Fehlverhaltens am Arbeitsplatz haben. Wenn das Verfahren jedoch aus böswilligen Gründen oder aus persönlicher Abneigung in Anspruch genommen wird, kann dies zur sofortigen Kündigung des Arbeitsvertrags oder zu einer geringeren, den Umständen angemessenen Disziplinarmaßnahme führen.
ANHANG 3
Das Verfahren
- In erster Linie sollten Sie alle Bedenken, die Sie haben, Ihrem Kundenbetreuer oder einem Geschäftsführer melden, der die Angelegenheit streng vertraulich behandeln wird. Wenn Sie mit der Ihnen gegebenen Erklärung oder Begründung nicht zufrieden sind, sollten Sie die Angelegenheit bei der zuständigen offiziellen Organisation oder Aufsichtsbehörde vorbringen.
- Wenn Sie Ihre Bedenken nicht Ihrem Kundenbetreuer oder einem Unternehmensverzeichnis melden, sollten Sie sich direkt an die zuständige Organisation oder Stelle wenden.
Behandlung durch andere
Mobbing, Belästigung oder jede andere nachteilige Behandlung eines Kollegen, der eine berechtigte Meldung gemacht hat, ist inakzeptabel. Jeder, der sich derart verhält, muss mit Disziplinarmaßnahmen rechnen.
RICHTLINIE ZUM SCHUTZ VOR BELÄSTIGUNG
- Belästigung oder Benachteiligung aufgrund von Alter, Behinderung, Geschlechtsumwandlung, Ehe und Lebenspartnerschaft, Schwangerschaft oder Mutterschaft, Rasse, Religion oder Weltanschauung, Geschlecht oder sexueller Orientierung ist inakzeptabel.
- Persönliche Belästigung kann viele Formen annehmen, von geschmacklosen Witzen und beleidigenden Bemerkungen bis hin zu Aufforderungen zu sexuellen Handlungen, Drohungen und tatsächlicher körperlicher Gewalt. Unabhängig von ihrer Form wird persönliche Belästigung stets ernst genommen und ist am Arbeitsplatz nicht akzeptabel.
- Wir sind uns bewusst, dass persönliche Belästigungen sowohl am Arbeitsplatz als auch außerhalb auftreten können und dass diese das Arbeitsleben der Mitarbeiter ernsthaft beeinträchtigen können, indem sie ihre Arbeitsleistung beeinträchtigen oder ein stressiges, einschüchterndes und unangenehmes Arbeitsumfeld schaffen.
Richtlinie
- Wir verurteilen jede Form von persönlicher Belästigung und bemühen uns, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das für alle unsere Mitarbeiter angenehm ist.
- Wir haben diese Verfahren veröffentlicht, um Mitarbeiter über die Art von Verhalten zu informieren, das inakzeptabel ist, und um Mitarbeitern, die Opfer persönlicher Belästigung geworden sind, ein Mittel zur Wiedergutmachung an die Hand zu geben.
- Wir sind uns bewusst, dass wir zur Umsetzung dieser Richtlinie verpflichtet sind, und von allen Mitarbeitern wird erwartet, dass sie diese einhalten.
Beispiele für persönliche Belästigung
Persönliche Belästigung kann viele Formen annehmen, und Mitarbeiter sind sich möglicherweise nicht immer bewusst, dass ihr Verhalten eine Belästigung darstellt. Persönliche Belästigung ist unerwünschtes Verhalten eines Mitarbeiters gegenüber einem anderen. Beispiele für Belästigung sind:
- unsensible Witze und Streiche;
- anzügliche oder beleidigende Kommentare zum Aussehen;
- bewusste Ausgrenzung aus Gesprächen;
- Anzeige von beleidigenden oder anstößigen Texten oder Materialien;
- unerwünschte Berührungen; und
- beleidigende, bedrohliche oder verletzende Äußerungen oder Verhaltensweisen.
Diese Beispiele sind nicht erschöpfend, und gegen Mitarbeiter, die irgendeine Form von persönlicher Belästigung begehen, werden Disziplinarmaßnahmen auf der entsprechenden Ebene ergriffen.
ANHANG 4
RICHTLINIE ZUR BEKÄMPFUNG VON GELDWÄSCHE (AML) UND TERRORISMUSFINANZIERUNG (CFT)
Von allen Mitarbeitern des Auftragnehmers auszufüllen, die Zugang zu Kundendaten oder Räumlichkeiten haben werden.
Diese Richtlinien und Verfahren zur Bekämpfung von Geldwäsche („AML“) und Terrorismusfinanzierung („CFT“) werden von PGMS in Übereinstimmung mit dem Anti-Geldwäsche-Gesetz von 2001 in seiner geänderten Fassung (Republikgesetz Nr. 9160, geändert durch RA 9194, RA 10167 und RA 11521) („AMLA”), dem Anti-Terrorismus-Gesetz von 2020 (Republikgesetz Nr. 11479), dem Gesetz über Erträge aus Straftaten und anderen geltenden philippinischen Gesetzen und regulatorischen Leitlinien, die vom Anti-Geldwäsche-Rat (AMLC) oder anderen zuständigen Behörden herausgegeben wurden.
PGMS verpflichtet sich, zu verhindern, dass seine Geschäftstätigkeiten, Dienstleistungen, Systeme und Mitarbeiter für Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung oder andere illegale Finanzaktivitäten missbraucht werden. PGMS wird angemessene und verhältnismäßige risikobasierte Maßnahmen ergreifen, um entsprechende Risiken gemäß den geltenden Gesetzen, regulatorischen Anforderungen und Best-Practice-Richtlinien der zuständigen philippinischen Behörden zu identifizieren, zu bewerten und zu mindern.
Alle Mitarbeiter des Auftragnehmers müssen sich mit den AML/CFT-Anforderungen von PGMS vertraut machen und diese einhalten, einschließlich aller obligatorischen Schulungen, Meldepflichten und internen Verfahren, die von PGMS mitgeteilt werden. Die Nichteinhaltung kann zu Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses führen und kann gemäß den gesetzlichen Bestimmungen den zuständigen Behörden gemeldet werden.
Zu diesem Zweck:
- Identitätsprüfung: Die Identität aller neuen und bestehenden Auftragnehmer wird gemäß den Sorgfaltspflichten von PGMS und den geltenden Anforderungen der philippinischen Gesetze und Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung mit angemessener Sicherheit überprüft. Die Überprüfung kann die Validierung von amtlichen Ausweisdokumenten, Steueridentifikationsnummern oder anderen erforderlichen rechtmäßigen Dokumenten umfassen.
- Risikobasierte Überwachung: Es wird ein risikobasierter Ansatz zur Überwachung der Finanz-, Steuer- und Buchhaltungstätigkeiten von Auftragnehmern angewendet, um potenzielle Risiken der Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung oder anderer illegaler Finanzaktivitäten zu identifizieren und zu mindern. Auftragnehmer können einer regelmäßigen Überprüfung und Bewertung unterzogen werden, die sich nach ihrem Risikoprofil, der Art ihres Auftrags und ihrem Zugang zu Kundendaten oder Finanzsystemen richtet.
- Berichterstattung und Dokumentation: Alle verdächtigen Aktivitäten, Transaktionen oder Verhaltensweisen, die im Rahmen der Zusammenarbeit festgestellt werden, werden unverzüglich den zuständigen Behörden gemeldet, darunter dem Anti-Money Laundering Council (AMLC) oder anderen zuständigen Stellen, wie gesetzlich vorgeschrieben. Alle AML/CFT-Aktivitäten, Ergebnisse, Entscheidungen und Mitteilungen werden gemäß den gesetzlichen und behördlichen Aufbewahrungspflichten ordnungsgemäß dokumentiert und aufbewahrt.
AML-Verfahren
- KUNDEN-DUE-DILIGENCE
PGMS hat eine Know-Your-Client-Richtlinie (KYC) eingeführt, um sicherzustellen, dass die Identität aller neuen und bestehenden Auftragnehmer, Kunden und verbundenen Personen gemäß dem Anti-Geldwäsche-Gesetz von 2001 (RA 9160, in der geänderten Fassung) und den AMLC-Vorschriften mit hinreichender Sicherheit überprüft wird. Dies gilt für:
- Einzelkunden;
- Direktoren, Führungskräfte oder Aktionäre, die 25 % oder mehr der Kundenunternehmen halten;
- Partner von Kundenpartnerschaften; und
- Vorstandsmitglieder von Kunden-Wohltätigkeitsorganisationen oder gemeinnützigen Organisationen.
Die Überprüfung kann je nach den Umständen und den geltenden Gesetzen persönlich, online oder in einer Kombination aus beidem erfolgen.
Die Dokumentation kann Folgendes umfassen:
- Gültiger, von einer Behörde ausgestellter Lichtbildausweis (z. B. Reisepass, Führerschein oder anderer von einer Behörde ausgestellter Ausweis), der mit dem angegebenen vollständigen Namen und Geburtsdatum übereinstimmt;
- Nachweis der Wohnadresse (z. B. Original einer aktuellen Stromrechnung, ein von einer Behörde ausgestelltes Dokument oder andere offizielle Korrespondenz), die mit der angegebenen Adresse übereinstimmt.
Nicht persönlich
Wie persönlich, aber zusätzlich:
- Wie oben, zusätzlich jedes von einer Behörde ausgestellte Dokument, das das Geburtsdatum, die Steueridentifikationsnummer (TIN), die Sozialversicherungsnummer (SSS) oder andere nach philippinischem Recht zulässige behördliche Identifikationsnummern enthält.
Andere Formen der Identitätsbestätigung, wie beispielsweise der Nachweis einer langjährigen Beziehung zum Kunden oder eine Bürgschaftserklärung von unabhängigen und zuverlässigen Personen oder Organisationen, die seit einiger Zeit mit dem Kunden zu tun haben, können ebenfalls ein angemessenes Maß an Sicherheit bieten.
PGMS wird keine Geschäftsbeziehung eingehen oder Transaktionen durchführen, wenn die Identität eines Auftragnehmers oder Kunden nicht mit hinreichender Sicherheit überprüft werden kann. Wenn ein potenzieller oder bestehender Auftragnehmer oder Kunde die Bereitstellung der erforderlichen Informationen verweigert oder offenbar absichtlich irreführende Informationen angegeben hat, wird PGMS die Aufnahme oder Fortsetzung des Auftrags oder der angeforderten Transaktion ablehnen.
2. RISIKOBEWERTUNG UND LAUFENDE ÜBERWACHUNG
Das Unternehmen verfolgt bei der Überwachung der finanziellen Aktivitäten seiner Kunden einen risikobasierten Ansatz. Dies geschieht im Rahmen der Erstellung von Jahresabschlüssen oder Steuererklärungen oder bei der Durchführung anderer Geschäfte mit dem Kunden. Das Unternehmen lehnt aktiv risikoreiche Kunden ab, die wie folgt identifiziert werden:
- Kunden mit Unternehmen, die große Bargeldbeträge (d. h. 900.000 PHP oder mehr oder den entsprechenden Betrag in Pfund Sterling) oder komplexe, ungewöhnlich große Transaktionen abwickeln.
- Kunden mit größeren einmaligen Transaktionen oder einer Reihe von Transaktionen, die vom selben Kunden innerhalb kurzer Zeit durchgeführt werden.
- Kunden mit komplexen Unternehmensstrukturen, die das Potenzial haben, die eigentlichen Begünstigten zu verschleiern.
- Kunden, die ihren Sitz in einem Hochrisikoland haben oder dort oder über dieses Land Geschäfte tätigen, oder in einem Land, das für ein erhöhtes Maß an Korruption, organisierter Kriminalität oder Drogenproduktion/-handel bekannt ist.
- Situationen, in denen die Herkunft der Mittel nicht ohne Weiteres überprüft werden kann.
- Ungewöhnliche Transaktionsmuster, die keinen offensichtlichen wirtschaftlichen oder sichtbaren rechtmäßigen Zweck haben.
- Geld, das in Gebiete mit bekanntermaßen hoher Kriminalitätsrate oder terroristischer Aktivität gesendet oder aus solchen Gebieten empfangen wird.
Das Unternehmen wird die Geschäftsbeziehungen zu seinen Kunden kontinuierlich überwachen, um sicherzustellen, dass die Dokumente, Daten oder Informationen, die die Identität des Kunden belegen, auf dem neuesten Stand sind.
Im Folgenden finden Sie Beispiele für Veränderungen in der Situation eines Kunden, die als verdächtig angesehen werden können:
Ein plötzlicher Anstieg des Geschäftsvolumens eines bestehenden Kunden;
- Ungewöhnliche Transaktionen, die nicht mit den bekannten Aktivitäten des Kunden übereinstimmen;
- Aktivitätsspitzen an bestimmten Orten oder zu bestimmten Zeiten;
- Unbekannte oder untypische Arten von Kunden oder Transaktionen.
Bei Verdachtsfällen wird der Kunde aufgefordert, die Quelle oder den Bestimmungsort der Transaktionen anzugeben und zu bestätigen, unabhängig davon, ob es sich um natürliche Personen oder wirtschaftliche Eigentümer von Unternehmen handelt. Liegt kein Verdachtsfall vor, sind keine Maßnahmen erforderlich.
3.ÜBERWACHUNG UND VERWALTUNG DER EINHALTUNG
PGMS wird die folgenden Verfahren regelmäßig überwachen, um sicherzustellen, dass sie in Übereinstimmung mit dem Geldwäschebekämpfungsgesetz von 2001 (RA 9160, in der geänderten Fassung), den AMLC-Vorschriften und den internen AML/CFT-Richtlinien von PGMS durchgeführt werden:
- Identitätsprüfung von Kunden: Sicherstellung, dass alle Auftragnehmer, Kunden und verbundenen Personen ordnungsgemäß überprüft und dokumentiert werden;
- Meldung verdächtiger Transaktionen: Identifizieren und Melden verdächtiger Aktivitäten, Transaktionen oder Verhaltensweisen an den Anti-Geldwäsche-Rat (AMLC) und anderen zuständigen Behörden zu melden;
- Aufbewahrung von Unterlagen: Führen Sie genaue und vollständige Aufzeichnungen über alle AML/CFT-Aktivitäten, Verifizierungsdokumente und gemeldeten Transaktionen gemäß den gesetzlichen und behördlichen Aufbewahrungspflichten.
PGMS wird auch Aktualisierungen und Entwicklungen der philippinischen AML/CFT-Gesetze, AMLA-Änderungen und AMLC-Aufsichtsanforderungen überwachen. Bei Bedarf wird PGMS seine AML/CFT-Richtlinien und -Verfahren aktualisieren, um die fortlaufende Einhaltung der geltenden Gesetze, Vorschriften und Best Practices sicherzustellen.
MELDUNG VERDÄCHTIGER TRANSAKTIONEN
PGMS ist gemäß dem Anti-Geldwäsche-Gesetz von 2001 (RA 9160, in der jeweils gültigen Fassung) und den geltenden AMLC-Vorschriften für die Bewertung und Meldung verdächtiger Transaktionen verantwortlich. Ein Verdachtsmeldung (Suspicious Transaction Report, STR) ist dem Anti-Geldwäsche-Rat (Anti-Money Laundering Council, AMLC) zu übermitteln, sobald Kenntnis oder begründeter Verdacht besteht, dass eine Transaktion Folgendes beinhalten könnte:
- Erträge aus rechtswidrigen Handlungen;
- Geldwäsche; oder
- Terrorismusfinanzierung.
Alle Mitarbeiter und Angestellten des Auftragnehmers sind verpflichtet, verdächtige Aktivitäten, Verhaltensweisen oder Transaktionen unverzüglich dem zuständigen Compliance-Beauftragten oder einem anderen Vertreter der Geschäftsleitung zu melden. PGMS wird die Informationen prüfen und, falls erforderlich, gemäß den gesetzlichen Bestimmungen einen STR an die AMLC übermitteln.
Anleitungen zur Einreichung von STR-Meldungen und zu den Meldeverfahren finden Sie auf der Website der AMLC:
4. AUFZEICHNUNGEN
PGMS führt genaue und vollständige Aufzeichnungen über alle Identitätsprüfungen, Verifizierungsdokumente und damit verbundenen Transaktionen gemäß dem Anti-Geldwäsche-Gesetz von 2001 (RA 9160, in der geänderten Fassung) und den AMLC-Vorschriften.
- Aufbewahrungsfrist: Aufzeichnungen aller Identitätsprüfungen und Begleitdokumente sind mindestens fünf (5) Jahre ab dem Datum des Abschlusses der Transaktion oder ab Beendigung der Geschäftsbeziehung, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.
- STR-Aufzeichnungen: Kopien aller Verdachtsmeldungen (STRs)sowie alle dazugehörigen Unterlagen müssen fünf (5) Jahre ab dem Datum der Einreichung bei der AMLC aufbewahrt werden.
- Datengenauigkeit: Alle für AML/CFT-Zwecke gesammelten Aufzeichnungen, Daten und Informationen müssen auf dem neuesten Stand , um ihre Genauigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten.
- Vertraulichkeit und Sicherheit: Alle Unterlagen werden vertraulich, sicher aufbewahrt und so verwaltet werden, dass sie auf Anfrage auf Anfrage von autorisiertem Personal oder Aufsichtsbehörden abgerufen werden können.
PGMS stellt sicher, dass diese Verfahren den AMLC-Standards entsprechen und die Anforderungen hinsichtlich Compliance, Überwachung und Auditierung wirksam unterstützen.
