Términos y condiciones estándar del contratista
Los presentes Términos y condiciones para contratistas («Términos») se celebran entre Project Global Management Services Corp. («PGMS»), 3.ª planta, edificio R.A Nocon. 240 E. Rodriguez Highway Manggahan, Rodriguez (Montalban), Rizal, Región IV-A (Calabarzon), 1860, y la persona física o sociedad limitada indicada en el SOW asociado, en lo sucesivo, el «Contratista».
DEFINICIONES
«Asignación» significa la asignación especificada en el SOW.
«Cliente»: aquel que recibirá los servicios finales tal y como se detallan en el SOW.
«Términos»: el acuerdo contractual entre ambas partes formalizado mediante la firma del SOW asociado (a través del hipervínculo incluido en el SOW) a estos términos y condiciones.
«Contratista» Sociedad limitada o trabajador autónomo
«Servicios»: servicios que el Contratista se compromete a prestar a PGMS.
«SOW(s)» (Declaración de trabajos) se refiere al pedido de compra u otro documento emitido por PGMS al Contratista que confirma la asignación del Contratista con el Cliente, incluidos los detalles que se establecen en la SOW. La SOW está asociada a estos términos a través de un hipervínculo especificado en la SOW.
«Día(s)»: un día laborable, sin incluir los días festivos nacionales o bancarios ni los fines de semana (se utilizará el calendario laboral de Filipinas como referencia internacional).
POR LA PRESENTE SE ACUERDA lo siguiente:
1.Pedidos
1.1 Todos los pedidos realizados por PGMS al Contratista se confirmarán mediante un SOW en el que se detallarán todos los servicios de estos términos y condiciones comerciales. Los SOW pueden enviarse por correo electrónico, mensaje de texto o aplicación de firma electrónica por parte de un empleado de PGMS.
1.2 El Contratista acepta el correo electrónico como método de comunicación de PGMS para comunicar requisitos comerciales y servicios. Todas las comunicaciones que se realicen mediante este método se enviarán a la dirección de correo electrónico facilitada por el Contratista en el momento del registro.
2.Relación
Relación entre el contratista y Project Global Management Services Corp.
2.1 PGMS contratará los servicios del Contratista únicamente cuando sea necesario. Esto dará lugar a que el trabajo se realice en diferentes horarios o días, dependiendo de los requisitos específicos del SOW.
2.2 El contratista no será considerado ni tratado en ningún momento como empleado de PGMS ni de ningún cliente de PGMS. Ni PGMS ni el contratista considerarán su relación como «exclusiva» y, por lo tanto, no disfrutarán de un estatus preferencial.
2.3 Se entiende que el Contratista será un profesional independiente registrado o una sociedad limitada. En consecuencia, PGMS no será responsable en ningún momento de los impuestos locales sobre el empleo ni de las cotizaciones a la seguridad social (SSS), PhilHealth, Pag-IBIG Fund u otras cotizaciones obligatorias en virtud de la legislación filipina que incumban al Contratista como resultado de la realización de cualquier trabajo para PGMS de conformidad con los presentes términos y condiciones.
Relación jerárquica
2.4 El Contratista podrá recibir un pedido directamente del Cliente sobre dónde se requieren los servicios. Todos los pedidos se confirmarán en el SOW que enviará PGMS. Las historias y la correspondencia serán enviadas por el Contratista directamente al Cliente.
3.Gastos
3.1 Para obtener información detallada, consulte el alcance del trabajo y la política de gastos adjuntos a estos Términos.
3.2 Las reclamaciones de gastos deben presentarse antes de que finalice el mes para que se paguen en el mes siguiente.
4. Garantía e indemnización del contratista
4.1 El Contratista es consciente de que la misión de PGMS es proporcionar «Servicio con integridad y profesionalidad» y se compromete a conocer y cumplir todos los procedimientos e instrucciones de trabajo de PGMS, que forman parte de su compromiso de proporcionar los más altos niveles de calidad y servicio a los clientes.
4.2 El Contratista indemnizará y mantendrá indemne a PGMS frente a:
a) Cualquier reclamación presentada contra PGMS por cualquier tercero (incluidos, para evitar dudas, cualquier cliente de PGMS o cualquier persona contratada por dicho cliente) en relación con el pedido establecido en el SOW, incluyendo, sin limitación, todos los costes, daños, honorarios, sentencias, gastos y responsabilidades en que incurra PGMS en relación con dicha reclamación.
b) Todas las acciones, procedimientos, costes, reclamaciones, demandas, indemnizaciones, multas, órdenes y responsabilidades que surjan en relación con la prestación de servicios por parte del Contratista de conformidad con el SOW.
5. Condiciones de pago
5.1 El Contratista facturará a PGMS mensualmente. PGMS pagará las facturas en un plazo de 7 días cuando se den las siguientes circunstancias:
a) Se ha recibido una hoja de horas autorizada y coincide con la factura del contratista por el trabajo autorizado y aceptado, tal y como se establece en el SOW.
b) La factura y la hoja de horas autorizada se reciben antes del primer lunes de la primera semana completa de cualquier mes.
5.2 PGMS tendrá derecho a retener o reducir cualquier pago adeudado al Contratista en relación con lo siguiente:
a.) Cualquier responsabilidad que surja directa o indirectamente del incumplimiento por parte del Contratista de cualquier disposición de estos términos y condiciones comerciales, tal y como haya sido notificado por escrito por PGMS al Contratista;
b.) Cualquier daño sufrido por PGMS y notificado al Contratista por escrito de conformidad con la cláusula 2 de estos términos y condiciones comerciales;
c.) El reconocimiento por parte de los Contratistas (ya sea mediante nota de crédito, confirmación verbal o escrita) de que PGMS tiene derecho a retener o reducir un pago;
d.) Cualquier caso en el que PGMS se vea obligada a realizar un pago a un tercero como consecuencia del incumplimiento por parte del Contratista de los presentes términos y condiciones comerciales.
5.3 PGMS no pagará las facturas presentadas por el contratista después de 60 días desde la finalización de un proyecto.
6. Precio
El precio acordado entre las partes por los servicios subcontratados figura en el SOW. El pago se realizará en pesos filipinos, sujeto a las normas de cambio de divisas aplicables del Bangko Sentral ng Pilipinas (BSP) y a las obligaciones de retención de impuestos previstas en la legislación filipina.
7. Rescisión
7.1 Cualquiera de las partes podrá rescindir un encargo notificándolo por escrito a la otra parte con la antelación especificada en el SOW. Cualquiera de las partes podrá rescindir las presentes Condiciones y cualquier SOW activo notificándolo a la otra parte con una antelación mínima de treinta días o según lo exija la legislación filipina, si esta última es mayor.
7.2 Sin perjuicio de lo dispuesto en las subcláusulas 7.1 y 7.5 de las presentes Condiciones, cuando el Cliente lo requiera, PGMS podrá, sin previo aviso y sin responsabilidad alguna, ordenar al Contratista que cese el trabajo en cualquier encargo en cualquier momento, cuando:
a.) El Contratista ha infringido las normas, reglamentos y políticas aplicables al personal del Cliente que son aplicables a los contratistas independientes;
b.) El Cliente cree razonablemente que el Contratista no ha cumplido alguna de las condiciones de confidencialidad aplicables al Contratista en cada momento;
c.) El Contratista se declara insolvente, se disuelve o es objeto de una solicitud de liquidación;
d.) Por cualquier motivo, el Contratista resulta insatisfactorio para el Cliente.
7.3 El incumplimiento por parte del Contratista de la obligación de notificar la rescisión tal y como se exige en el SOW constituirá un incumplimiento del contrato y dará derecho a PGMS a reclamar al Contratista una indemnización por daños y perjuicios por la duración del periodo de preaviso incumplido por cualquier pérdida sufrida por PGMS como consecuencia de ello.
7.4 Si el Contratista no puede, por cualquier motivo, prestar los servicios correspondientes a una Tarea, deberá informar a PGMS antes de las 8:00 a. m. del primer día de ausencia, a fin de que se puedan tomar otras medidas.
7.5 El Contratista reconoce que la continuación de un Encargo está sujeta y condicionada a la continuación del contrato celebrado entre PGMS y el Cliente. En caso de que el contrato entre PGMS y el Cliente se rescinda por cualquier motivo, el Encargo cesará con efecto inmediato sin responsabilidad alguna para PGMS.
8. Acuerdo completo
8.1 El presente acuerdo constituye el acuerdo completo entre las partes y cualquier término y condición especial se especifica en el SOW. Todos los cambios al presente acuerdo deberán realizarse por escrito y ser acordados entre las partes.
8.2 Si alguna disposición de estos términos y condiciones comerciales fuera considerada inválida o inaplicable, en su totalidad o en parte, por cualquier tribunal u otra autoridad competente, la validez de las demás disposiciones de estos términos y condiciones comerciales y del resto de la disposición en cuestión no se verá afectada.
9. Confidencialidad
9.1 Al celebrar este contrato, el Contratista podrá tener conocimiento de información confidencial en determinadas ocasiones.
9.2 PGMS considera que las siguientes categorías de información son ejemplos de material que se consideraría confidencial:
a.) Listas de clientes o nombres individuales
b.) Estructura de precios y tarifas
c.) Acuerdos con proveedores
d.) Avances técnicos
e.) Registros de empleados y registros financieros.
f.) Contenido escrito producido por el Contratista para cualquier Cliente.
g.) Instrucciones de los clientes o PGMS al contratista.
La lista anterior es una guía y no pretende ser exhaustiva.
9.3 Como condición del presente contrato, el Contratista no revelará, ni utilizará ni se beneficiará de ninguna manera, durante la vigencia del presente contrato ni tras su rescisión, de ningún conocimiento confidencial, información financiera o de otro tipo, incluida, entre otras, la información a la que se hace referencia en el apartado 9.2, ni de ningún otro producto o sistema de PGMS, su empresa matriz o empresas asociadas, ni de ninguna otra organización o persona con la que entre en contacto en el marco de su trabajo.
9.4 Todas las notas, memorandos o cualquier otro material relacionado con la actividad comercial de PGMS seguirán siendo propiedad de PGMS y, junto con cualquier copia, deberán devolverse a PGMS cuando esta lo solicite y en caso de rescisión del presente contrato.
9.5 Se llama la atención del Contratista sobre la Ley de Protección de Datos de Filipinas de 2012 (Ley de la República n.º 10173) y sus normas y reglamentos de aplicación. Cualquier dato relacionado con personas vivas, sean o no empleados de PGMS, que sea procesado o conservado por el Contratista durante las actividades comerciales de PGMS, debe considerarse confidencial. No debe ser revelado a ninguna persona no autorizada ni utilizado para ningún fin que no esté registrado en la citada Ley.
10. No renuncia
10.1 La renuncia por parte de PGMS a exigir el cumplimiento de una disposición de estos términos y condiciones comerciales no se considerará una renuncia a exigir el cumplimiento de una disposición idéntica u otra disposición en caso de incumplimiento posterior.
10.2 Los derechos a rescindir los presentes términos y condiciones comerciales otorgados por la cláusula 8 no perjudicarán ningún otro derecho o recurso de PGMS con respecto al incumplimiento en cuestión o cualquier otro incumplimiento.
10.3 A la rescisión de estos términos y condiciones comerciales por cualquier motivo, salvo que se disponga lo contrario en estos términos y condiciones comerciales y sin perjuicio de los derechos u obligaciones que se hayan acumulado antes de la rescisión, ninguna de las partes tendrá ninguna otra obligación con la otra en virtud de estos términos y condiciones comerciales.
11. Responsabilidad personal / Cobertura del seguro
11.1 PGMS no proporcionará al Contratista ninguna cobertura de seguro, como seguro de responsabilidad civil profesional, responsabilidad civil, viaje, médico o de accidentes personales.
11.2 El Contratista contratará y mantendrá, y se asegurará de que su Personal contrate y mantenga, un seguro de responsabilidad civil profesional y de responsabilidad civil pública adecuado con una compañía de seguros de buena reputación contra dicha responsabilidad. El Contratista y el Personal mostrarán sin demora a PGMS, cuando se les solicite, dichas pólizas de seguro, los recibos de las primas y los certificados de seguro. Siempre que sea posible, el Contratista notificará a sus aseguradoras su interés en sus pólizas de seguro.
11.3 Los riesgos que se cubrirán son los siguientes:
a.) no menos de 391 650 000 PHP o su equivalente en moneda local por las pérdidas sufridas como consecuencia de la muerte o lesiones personales del contratista, del personal o de cualquier tercero durante la prestación de los servicios exigidos en virtud del presente contrato;
b.) no menos de 391 650 000 PHP o su equivalente en moneda local por cualquier reclamación de terceros de la que PGMS o el cliente puedan ser responsables como consecuencia de cualquier acto u omisión del Contratista en la prestación de los servicios requeridos en virtud de las presentes Condiciones, incluida cualquier reclamación que PGMS o el cliente puedan tener, directa o indirectamente, en relación con la prestación de dichos servicios.
11.4 El Contratista deberá (y se asegurará de que todo el Personal lo haga) cumplir con todas las normas razonables de salud y seguridad, así como con los procedimientos de salud y seguridad del Cliente vigentes en las instalaciones donde se prestan los Servicios, y se asegurará de que el Personal informe al Contratista de cualquier práctica de trabajo insegura, que el Contratista estará obligado a abordar, siempre que el Contratista informe y consulte a PGMS antes de ponerse en contacto con el Cliente sobre dicho asunto.
11.5 El Contratista será responsable y indemnizará a PGMS por todas y cada una de las pérdidas, responsabilidades, costes (incluidos los costes legales razonables), daños o gastos que se deriven de cualquier acto negligente o imprudente, omisión o incumplimiento en relación con la prestación de los Servicios por parte del Contratista, su Personal y/o cualquier Sustituto contratado de conformidad con las presentes Condiciones.
12. Situación y obligación tributaria
12.1 El Contratista reconoce que ha sido contratado como Contratista independiente, y el Contratista reconoce, y se asegurará de que su Personal reconozca, que nada de lo dispuesto en las presentes Condiciones constituirá o sugerirá una relación de empleado, agente, director o socio de PGMS y/o del Cliente; por lo tanto, el Contratista y el Personal no tendrán derecho a las prestaciones proporcionadas por PGMS o el Cliente.
12.2 El presente acuerdo constituye un contrato de prestación de servicios y no un contrato de trabajo, por lo que el Contratista será plenamente responsable y indemnizará a PGMS por lo siguiente:
a) Cualquier impuesto sobre la renta, impuesto sobre el valor añadido (si procede) y contribuciones obligatorias al SSS, PhilHealth y Pag-IBIG, así como cualquier otra obligación en virtud de la legislación fiscal y social filipina y cualquier otra obligación, deducción, contribución, evaluación o reclamación que surja o se realice en relación con la prestación de los Servicios o cualquier pago o beneficio recibido por el Individuo en relación con los Servicios, cuando dicha recuperación no esté prohibida por la ley. No obstante, PGMS retendrá y remitirá a la Oficina de Impuestos Internos (BIR) los impuestos retenidos aplicables sobre los pagos al Contratista, a menos que este presente un certificado de exención o una resolución válida de la BIR. El Contratista indemnizará además a PGMS por todos los costes, gastos y sanciones, multas o intereses razonables en que incurra o que deba pagar PGMS en relación con o como consecuencia de cualquier responsabilidad, deducción, contribución, evaluación o reclamación de este tipo.
b) Cualquier responsabilidad derivada de cualquier reclamación relacionada con el empleo o cualquier reclamación basada en la condición de trabajador (incluidos los costes y gastos razonables) presentada por el Individuo o cualquier Sustituto contra PGMS que surja de o en relación con la prestación de los Servicios.
12.3 PGMS podrá, a su discreción, satisfacer dicha indemnización (total o parcialmente) mediante deducción de los pagos adeudados al Contratista.
12.4 Ni el Contratista ni ningún miembro de su personal tienen autoridad para, y el Contratista no deberá, y se asegurará de que ninguno de los miembros de su personal lo haga, realizar declaraciones, incurrir en responsabilidades o celebrar contratos o acuerdos que impliquen a PGMS o al Cliente en compromisos financieros o de otro tipo.
12.5 Las presentes Condiciones no designan al Contratista ni al Personal como agentes de PGMS o del Cliente, ni crean ninguna sociedad o empresa conjunta, ni operan de ninguna manera para crear ninguna obligación para PGMS o el Cliente con respecto a cualquier responsabilidad del Contratista o del Personal.
12.6 El Contratista indemnizará a PGMS y/o al Cliente por cualquier reclamación que pueda presentar contra cualquiera de ellos cualquier persona, empresa, sociedad o organismo gubernamental en relación con la prestación de los Servicios por parte del Contratista en virtud de las presentes Condiciones.
12.7 Las presentes Condiciones no constituirán un contrato de trabajo a ningún efecto, y el Contratista será el único responsable de las cotizaciones a la Seguridad Social de cualquier miembro del Personal, así como de todos los impuestos pagaderos en relación con los honorarios y reembolsos abonados en virtud de las presentes Condiciones, e indemnizará a PGMS y/o al Cliente por cualquier reclamación que puedan presentar contra ellos las autoridades competentes.
12.8 Durante la vigencia de las presentes Condiciones, el Contratista se compromete, y se asegurará de que su Personal se comprometa (salvo que lo impida un accidente o una enfermedad), a dedicar el tiempo, la atención y las capacidades que sean necesarios a las actividades de PGMS para la prestación adecuada de sus Servicios como Contratista o Personal. Sin embargo, esto no impedirá que el Contratista o el Personal actúen en una capacidad similar o de cualquier otro tipo para cualquier otra persona, empresa o corporación (pero sujeto a las cláusulas de confidencialidad y restricción de estos Términos).
12.9 El Contratista no hará, y se asegurará de que ninguno de sus Empleados haga, ninguna recomendación a un Cliente que beneficie o implique a un tercero en el que el Contratista o los Empleados o cualquier persona relacionada con cualquiera de ellos tenga un interés financiero o material, a menos que haya revelado plenamente dicho interés a PGMS y al Cliente y PGMS dé su consentimiento por escrito. Todas las protecciones contractuales concedidas o reservadas en estas Condiciones por PGMS, incluidas las garantías, la limitación de responsabilidades, las indemnizaciones, la compensación y la confidencialidad, se acumularán y serán en beneficio del Cliente.
12.10 Las presentes Condiciones y cualquier controversia o reclamación (incluidas las controversias o reclamaciones no contractuales) que surjan de ellas o en relación con ellas, su objeto o su formación, se regirán e interpretarán de conformidad con las leyes de la República de Filipinas.
12.11 Cada una de las partes acepta irrevocablemente que los tribunales de Filipinas tendrán jurisdicción exclusiva para resolver cualquier disputa o reclamación (incluidas las disputas o reclamaciones no contractuales) que surjan de o en relación con estos Términos o su objeto o formación.
ANEXO 1
DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN PENAL / CONFIDENCIALIDAD / PDPO
Debe ser completado por todo el personal del contratista que vaya a acceder a los datos o instalaciones del cliente.
El Contratista revelará cualquier condena penal, acusación o procedimiento judicial pasado o pendiente antes del inicio de cualquier compromiso en virtud del presente Acuerdo, en la medida en que lo permita la legislación filipina aplicable. Dicha revelación formará parte de las declaraciones y garantías del Contratista a la Empresa.
Toda la información revelada se tratará con la más estricta confidencialidad y se recopilará, utilizará y procesará únicamente con el fin legítimo de evaluar la idoneidad del contratista para su contratación, de conformidad con la Ley de Protección de Datos de 2012 (Ley de la República n.º 10173), sus normas y reglamentos de aplicación y las disposiciones aplicables de la Comisión Nacional de Privacidad (NPC).
Project Global reconoce que la información relacionada con condenas o procedimientos penales constituye información personal sensible según la legislación filipina y solo se tratará cuando sea necesario, con las garantías organizativas, físicas y técnicas adecuadas.
Project Global puede tomar medidas razonables y proporcionadas para verificar la exactitud de la información divulgada, lo que puede incluir solicitar documentación de respaldo o certificaciones legales de las autoridades filipinas pertinentes, pero solo:
- después de que el contratista haya sido preseleccionado o contratado de forma condicional; y
- previo consentimiento libre, específico, informado y por escrito del Contratista, o cuando dicha verificación sea requerida o autorizada por la ley.
Cualquier omisión en la divulgación de antecedentes penales relevantes, o cualquier tergiversación u omisión intencionada por parte del Contratista, constituirá un incumplimiento sustancial del presente Acuerdo y podrá dar lugar a la rescisión inmediata del contrato, la pérdida o retención de la compensación por entregables incompletos o rechazados, y el ejercicio de cualquier otro recurso disponible en virtud de la legislación aplicable o del presente Acuerdo.
Project Global reconoce además que cualquier antecedente penal revelado se evaluará caso por caso, teniendo en cuenta la naturaleza y la gravedad del delito, el tiempo transcurrido desde la condena o resolución, la relevancia para el compromiso, las pruebas de rehabilitación y el contexto general, de conformidad con los principios de equidad, proporcionalidad y no discriminación.
¿Tiene alguna condena penal, acusación o procedimiento judicial que esté obligado a revelar por ley en virtud de la legislación filipina aplicable?
En caso afirmativo, indíquelo en el SOW correspondiente.
Confidencialidad
Como proveedor de PGMS, me comprometo a:
- Mantener la confidencialidad de toda la información relacionada con los resultados del trabajo, los derechos de propiedad intelectual sobre los resultados del trabajo y los negocios y asuntos de PGMS, del cliente o de cualquier otro cliente de PGMS (incluidas, para evitar dudas, las tarifas de pago) («información confidencial») que pueda llegar a mi conocimiento en relación con la prestación de los servicios.
- No utilizar ninguna Información Confidencial salvo para los fines de prestación de los Servicios.
- Aceptar inmediatamente cualquier cesión de los derechos de propiedad intelectual relacionados con los resultados del trabajo o cualquier compromiso de confidencialidad que PGMS o el cliente puedan exigirme razonablemente.
- No retirar de las instalaciones del Cliente, sin el permiso expreso por escrito del Cliente, ningún material (ya sea físico o electrónico) que contenga Información Confidencial.
- Previa solicitud, devolver sin demora a PGMS (o según las instrucciones de PGMS) todos los materiales que obren en mi poder o bajo mi control que pertenezcan al Cliente o a PGMS y/o contengan Información Confidencial, y eliminar de forma permanente cualquier copia electrónica que no esté obligado a conservar por ley.
Datos personales (Ley de Protección de Datos de 2012)
La Ley de Protección de Datos de 2012 (Ley de la República n.º 10173), junto con sus normas y reglamentos de aplicación y las disposiciones pertinentes de la Comisión Nacional de Privacidad (NPC), regula la recopilación, el uso, el tratamiento, el almacenamiento, la conservación y la divulgación de datos personales en Filipinas.
PGMS se compromete a garantizar que todos los datos personales recopilados y procesados sean precisos, pertinentes, no excesivos y se mantengan actualizados cuando sea necesario, y que se procesen de manera justa y legal de acuerdo con los principios de transparencia, finalidad legítima y proporcionalidad establecidos en las leyes de protección de datos de Filipinas. Todos los datos personales se recopilarán, utilizarán, conservarán y divulgarán únicamente con fines legítimos directamente relacionados con el funcionamiento de nuestro negocio y la gestión de su compromiso, y de conformidad con los requisitos legales aplicables.
Como contratista, usted tiene derechos en virtud de la Ley de Protección de Datos, incluyendo el derecho a ser informado, el derecho de acceso, el derecho de oposición y el derecho a solicitar la corrección o rectificación de los datos personales que obran en nuestro poder, con sujeción a las limitaciones aplicables en virtud de la ley.
Para que PGMS pueda mantenerle informado y actualizado, es posible que nos pongamos en contacto con usted por carta, correo electrónico, mensaje de texto, llamada telefónica u otros medios electrónicos con fines administrativos, operativos y relacionados con su participación. Cuando lo exija la ley, dichas comunicaciones se realizarán con su consentimiento, que deberá ser libre, específico, informado y evidenciado de acuerdo con los requisitos de la NPC.
Declaración de divulgación
De conformidad con la Ley de Protección de Datos de 2012 (Ley de la República n.º 10173), sus normas y reglamentos de aplicación y las disposiciones aplicables de la Comisión Nacional de Privacidad (NPC), por la presente otorgo mi consentimiento libre, específico, informado y por escrito a lo siguiente:
(a) Divulgación con fines legítimos
PGMS puede divulgar contenidos relevantes de mi expediente personal a sus empleados, agentes, proveedores de servicios o clientes autorizados, estrictamente en caso de necesidad y únicamente con fines legítimos relacionados con el negocio, las operaciones, el compromiso, el empleo, el cumplimiento normativo o legales, de conformidad con la legislación aplicable.
(b) Verificación de la información
PGMS y/o sus clientes podrán verificar cualquier información proporcionada por mí en mi solicitud, documentos de incorporación o registros personales, incluso mediante la verificación legal y proporcionada de antecedentes o credenciales por parte de terceros, cuando sea apropiado y con mi consentimiento cuando lo exija la ley.
(c) Conservación de registros
PGMS podrá conservar copias de los registros de verificación de antecedentes, documentos justificativos o certificaciones equivalentes, cuando proceda, con fines de cumplimiento, auditoría, operativos o legales, y solo durante el tiempo necesario para cumplir dichos fines o según lo exija la legislación filipina aplicable, tras lo cual dichos datos se eliminarán de forma segura.
Reconozco que todos los datos personales relacionados conmigo serán recopilados, utilizados, procesados, almacenados, conservados y divulgados de conformidad con la Ley de Protección de Datos de 2012, y únicamente para fines directamente relacionados con mi compromiso, asignación o empleo con PGMS, sujetos a las medidas de seguridad organizativas, físicas y técnicas adecuadas.
ANEXO 2
NORMAS Y SALVAGUARDIAS
Debe ser completado por todo el personal del contratista que vaya a acceder a los datos o instalaciones del cliente.
Carta de calidad
Para ofrecerle el mejor servicio a usted y a nuestros clientes, exigimos a todas las personas que trabajan con nosotros que acepten las siguientes condiciones:
- Representa a PGMS y a ti mismo de manera cortés y profesional.
- Respete a sus compañeros de trabajo y delegados independientemente de su sexo, edad, color, religión, credo, discapacidad o estado civil, de acuerdo con nuestra política de igualdad de oportunidades.
- Respetar en todo momento las normas, reglamentos y políticas del cliente aplicables a los contratistas independientes.
- Cumpla los términos y condiciones de su contrato.
- Infórmenos de cualquier disputa o problema lo antes posible.
Declaración de política sobre igualdad de oportunidades
La diversidad y la igualdad de oportunidades se refieren a aquellas cualidades humanas que son diferentes a las nuestras y que se encuentran fuera de los grupos a los que pertenecemos. La diversidad no solo incluye la raza, la etnia y el género, sino también la capacidad/discapacidad, la educación, la edad, la clase social y muchas otras diferencias.
PGMS está comprometida con una política de igualdad de oportunidades para todos. No discriminamos por motivos de raza, color, credo, origen étnico o nacional, ni por motivos de sexo, estado civil, discapacidad o edad.
Es responsabilidad específica de todos los representantes de PGMS garantizar que esta política se aplique plenamente y que sean conscientes de sus responsabilidades y de las obligaciones legales que recaen sobre ellos y sobre esta empresa. Todos los representantes de PGMS cumplirán la legislación relativa a la discriminación por motivos de sexo y raza. La discriminación contra cualquier persona por motivos de origen étnico, sexo o estado civil se considerará una falta grave y podrá dar lugar al despido.
Propiedad de la empresa y derechos de autor
Todo el material escrito, ya sea en papel, en formato electrónico o magnético, que haya sido elaborado o adquirido por usted durante la vigencia de su contrato con nosotros, es propiedad de nuestro Cliente y, cuando proceda, está protegido por los derechos de autor del Cliente o los nuestros. En el momento de la rescisión de su contrato con nosotros, o en cualquier otro momento en que se le solicite, deberá devolvernos cualquier material de este tipo que obre en su poder.
Cualquier trabajo producido y presentado por usted al Cliente será propiedad del Cliente. Cualquier trabajo producido y presentado por usted al Cliente es un trabajo realizado por encargo en virtud de las leyes de derechos de autor aplicables, encargado especialmente por el Cliente. Cualquier contribución que usted haga al trabajo y todos los derechos, títulos e intereses sobre los derechos de autor del mismo serán propiedad única y exclusiva del Cliente y estarán protegidos por derechos de autor únicamente a nombre del Cliente. En la medida en que el trabajo no se considere un trabajo por encargo, usted cede al Cliente la propiedad de dicho trabajo, incluyendo, entre otros, todos los derechos de autor y de propiedad intelectual. Estos derechos incluyen, entre otros, el derecho único y exclusivo de imprimir, publicar, vender, copiar, distribuir y conceder licencias a terceros para utilizar el trabajo en cualquier forma o medio, ahora o en el futuro, o en cualquier idioma, durante todo el plazo de vigencia de los derechos de autor sobre el mismo y en todo el mundo.
Protección con contraseña
Las contraseñas son un aspecto importante de la seguridad informática. Una contraseña mal elegida puede dar lugar a un acceso no autorizado y/o al uso indebido de los recursos de una empresa. Todos los contratistas con acceso a los sistemas de la empresa son responsables de tomar las medidas adecuadas para seleccionar y proteger sus contraseñas. Las contraseñas no deben compartirse con nadie. Todas las contraseñas deben tratarse como información sensible y confidencial.
Supervisión
Nos reservamos el derecho a supervisar toda la actividad de correo electrónico/mensajería instantánea e Internet en la red PGMS o del cliente por su parte con el fin de garantizar el cumplimiento de nuestras políticas y procedimientos, así como el cumplimiento de los requisitos normativos pertinentes, y por la presente usted da su consentimiento a dicha supervisión. La información obtenida a través de dicha supervisión podrá utilizarse como prueba en procedimientos disciplinarios.
Uso de sitios de redes sociales
No se debe publicar en redes sociales ningún asunto o material relacionado con el trabajo que pueda identificar a una persona que sea cliente o compañero de trabajo y que pueda afectar negativamente a la empresa, a un cliente o a nuestra relación con cualquier cliente. Esto significa que los asuntos relacionados con el trabajo no deben publicarse en ningún sitio de este tipo en ningún momento, ya sea durante o fuera del horario laboral, y esto incluye el acceso a través de cualquier equipo informático o dispositivo móvil.
POLÍTICA ANTI-SOBORNO / DENUNCIAS Y POLÍTICA CONTRA EL ACOSO PERSONAL
Debe ser completado por todo el personal del contratista que vaya a acceder a los datos o las instalaciones del cliente.
POLÍTICA ANTISOBORNO
El soborno es un delito penal. La empresa prohíbe cualquier forma de soborno. Exigimos el cumplimiento de las normas éticas más estrictas y las leyes antisoborno aplicables a todas las personas relacionadas con nuestra actividad. La integridad y la transparencia son de suma importancia para nosotros, y tenemos una actitud de tolerancia cero hacia cualquier tipo de actividad corrupta, ya sea cometida por asociados o por terceros que actúen en nombre o por cuenta de la empresa.
Política
Se prohíbe, directa o indirectamente, a cualquier asociado o persona que trabaje en nuestro nombre ofrecer, dar, solicitar o aceptar cualquier soborno, es decir, regalo, préstamo, pago, recompensa o ventaja, ya sea en efectivo o en cualquier otra forma de incentivo, a o de cualquier persona o empresa con el fin de obtener una ventaja comercial, contractual o normativa para la empresa, o con el fin de obtener cualquier ventaja personal para un individuo o cualquier persona relacionada con él de una manera que no sea ética.
Sospecha
Si sospechamos que ha cometido un acto de soborno o intento de soborno, se llevará a cabo una investigación y, de acuerdo con nuestro procedimiento disciplinario, cuando proceda, se podrán tomar medidas que puedan dar lugar a la rescisión de nuestro acuerdo comercial con usted.
Informes
Si usted, como asociado o persona que trabaja en nuestro nombre, sospecha que se ha producido un acto de soborno o intento de soborno, aunque no esté personalmente involucrado, se espera que lo comunique a su contacto de PGMS. Es posible que se le pida que presente un informe escrito de los hechos.
Regalos y hospitalidad
Somos conscientes de que en nuestro sector puede darse, o incluso ser habitual, el intercambio de regalos y atenciones como muestra de amistad o agradecimiento sin esperar nada a cambio. Esto no constituye un soborno cuando es proporcionado y se registra adecuadamente. Dado que la legislación cambia constantemente, esta política está sujeta a revisión y la empresa se reserva el derecho a modificarla sin previo aviso.
POLÍTICA DE DENUNCIAS
En determinadas circunstancias, los empleados están protegidos contra cualquier perjuicio o despido si revelan información sobre las organizaciones para las que trabajan.
Divulgaciones de calificación
- Ciertas divulgaciones están prescritas por ley como «divulgaciones admisibles». Una «divulgación admisible» significa una divulgación de información que el asociado cree de forma genuina y razonable que es de interés público y que demuestra que la empresa ha cometido un «incumplimiento relevante» al:
- cometer un delito penal;
- incumplimiento de una obligación legal;
- una injusticia;
- poner en peligro la salud y la seguridad de una persona;
- daño medioambiental; o
- ocultar cualquier información relacionada con lo anterior.
- Estos actos pueden ser pasados, presentes o futuros, de modo que, por ejemplo, una divulgación es válida si se refiere a daños medioambientales que han ocurrido, están ocurriendo o es probable que ocurran. La empresa se tomará muy en serio cualquier inquietud que usted pueda plantear en relación con los asuntos mencionados anteriormente.
- Le animamos a que utilice este procedimiento si le preocupa alguna irregularidad en el trabajo. Sin embargo, si el procedimiento se ha invocado por motivos maliciosos o para satisfacer rencores personales, usted será susceptible de rescindir inmediatamente el contrato o de recibir una sanción disciplinaria menor, según sea apropiado en las circunstancias.
ANEXO 3
El procedimiento
- En primer lugar, debe comunicar cualquier inquietud que pueda tener a su gestor de cuentas o a un director de la empresa, quienes tratarán el asunto con total confidencialidad. Si no está satisfecho con la explicación o la razón que se le haya dado, debe plantear el asunto ante la organización oficial o el organismo regulador correspondiente.
- Si no comunica sus inquietudes a su gestor de cuentas o al directorio de la empresa, debe dirigirse directamente a la organización u organismo correspondiente.
Tratamiento por parte de terceros
El acoso, la intimidación o cualquier otro trato perjudicial hacia un compañero que haya realizado una revelación admisible es inaceptable. Cualquier persona que haya actuado de tal manera será objeto de medidas disciplinarias.
POLÍTICA DE ACOSO PERSONAL
- El acoso o la victimización por motivos de edad, discapacidad, reasignación de género, matrimonio y unión civil, embarazo o maternidad, raza, religión o creencias, sexo u orientación sexual son inaceptables.
- El acoso personal adopta muchas formas, desde bromas de mal gusto y comentarios abusivos hasta insistencias para obtener favores sexuales, comportamientos amenazantes y abusos físicos reales. Sea cual sea la forma que adopte, el acoso personal siempre se toma muy en serio y es inaceptable en el lugar de trabajo.
- Reconocemos que el acoso personal puede darse tanto en el lugar de trabajo como fuera de él, y que esto puede afectar gravemente a la vida laboral de los empleados al interferir en su rendimiento profesional o al crear un entorno de trabajo estresante, intimidatorio y desagradable.
Política
- Deploramos cualquier forma de acoso personal y tratamos de garantizar que el entorno de trabajo sea favorable para todos nuestros empleados.
- Hemos publicado estos procedimientos para informar a los empleados sobre el tipo de comportamiento que es inaceptable y proporcionar a los empleados que son víctimas de acoso personal un medio para obtener reparación.
- Reconocemos que tenemos el deber de aplicar esta política y se espera que todos los empleados la cumplan.
Ejemplos de acoso personal
El acoso personal puede adoptar muchas formas, y es posible que los empleados no siempre se den cuenta de que su comportamiento constituye acoso. El acoso personal es un comportamiento no deseado por parte de un empleado hacia otro, y algunos ejemplos de acoso son:
- bromas y travesuras insensibles;
- comentarios obscenos o abusivos sobre la apariencia física;
- exclusión deliberada de las conversaciones;
- mostrar escritos o materiales abusivos u ofensivos;
- toqueteos no deseados; y
- palabras o comportamientos abusivos, amenazantes o insultantes.
Estos ejemplos no son exhaustivos y se tomarán medidas disciplinarias al nivel adecuado contra los empleados que cometan cualquier forma de acoso personal.
ANEXO 4
POLÍTICA CONTRA EL LAVADO DE DINERO (AML) Y CONTRA LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO (CFT)
Debe ser completado por todo el personal del contratista que vaya a acceder a los datos o instalaciones del cliente.
PGMS ha adoptado estas políticas y procedimientos contra el blanqueo de capitales (AML) y la financiación del terrorismo (CFT) en cumplimiento de la Ley contra el blanqueo de capitales de 2001, en su versión modificada (Ley de la República n.º 9160, modificada por las Leyes de la República n.º 9194, n.º 10167 y n.º 11521) («AMLA»), la Ley contra el terrorismo de 2020 (Ley de la República n.º 11479), la Ley sobre los productos del delito y otras leyes filipinas aplicables y directrices reglamentarias emitidas por el Consejo contra el Blanqueo de Capitales (AMLC) u otras autoridades competentes.
PGMS se compromete a evitar que sus operaciones comerciales, servicios, sistemas y personal se utilicen para el lavado de dinero, la financiación del terrorismo o cualquier otra actividad financiera ilícita. PGMS aplicará medidas adecuadas y proporcionadas basadas en el riesgo para identificar, evaluar y mitigar los riesgos relacionados, de conformidad con las leyes aplicables, los requisitos reglamentarios y las directrices sobre buenas prácticas emitidas por las autoridades competentes de Filipinas.
Todo el personal del contratista debe familiarizarse y cumplir con los requisitos AML/CFT de PGMS, incluyendo cualquier formación obligatoria, obligaciones de información y procedimientos internos comunicados por PGMS. El incumplimiento puede dar lugar a medidas disciplinarias, que pueden incluir la rescisión del contrato, y puede ser denunciado a las autoridades competentes según lo exija la ley.
Con estos fines:
- Verificación de identidad: Se verificará la identidad de todos los contratistas nuevos y existentes con un nivel razonable de certeza, de conformidad con los procedimientos de diligencia debida de PGMS y los requisitos aplicables en virtud de las leyes y reglamentos filipinos contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. La verificación puede incluir la validación de documentos de identidad emitidos por el gobierno, números de identificación fiscal u otra documentación legal, según sea necesario.
- Supervisión basada en el riesgo: Se aplicará un enfoque basado en el riesgo para supervisar las actividades financieras, fiscales y contables de los contratistas con el fin de identificar y mitigar los posibles riesgos de blanqueo de capitales, financiación del terrorismo u otras actividades financieras ilícitas. Los contratistas podrán ser objeto de revisiones y evaluaciones periódicas en función de su perfil de riesgo, el tipo de contrato y el acceso a los datos de los clientes o a los sistemas financieros.
- Notificación y documentación: Cualquier actividad, transacción o conducta sospechosa identificada en el curso de la relación se notificará sin demora a las autoridades pertinentes, incluido el Consejo contra el Blanqueo de Capitales (AMLC) u otros organismos competentes, según lo exija la ley. Todas las actividades, conclusiones, decisiones y comunicaciones relacionadas con la lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo se documentarán y conservarán debidamente, de conformidad con los requisitos legales y reglamentarios en materia de conservación de registros.
Procedimientos AML
- DILIGENCIA DEBIDA DEL CLIENTE
PGMS ha establecido una política de «Conozca a su cliente» (KYC) para garantizar que las identidades de todos los contratistas, clientes y personas asociadas, tanto nuevos como existentes, se verifiquen con un nivel razonable de certeza, de conformidad con la Ley contra el blanqueo de capitales de 2001 (RA 9160, en su versión modificada) y las normas de la AMLC. Esto se aplica a:
- Clientes particulares;
- Directores, ejecutivos o accionistas que posean el 25 % o más de las empresas clientes;
- Socios de asociaciones de clientes; y
- Miembros de la junta directiva de organizaciones benéficas o sin ánimo de lucro clientes.
La verificación puede realizarse en persona, en línea o mediante una combinación de ambas formas, dependiendo de las circunstancias y la legislación aplicable.
La documentación puede incluir:
- Identificación válida con fotografía emitida por el gobierno (por ejemplo, pasaporte, permiso de conducir u otra identificación emitida por el gobierno) que coincida con el nombre completo y la fecha de nacimiento proporcionados.
- Prueba de domicilio (por ejemplo, factura reciente de servicios públicos original, documento emitido por el gobierno u otra correspondencia oficial) que coincida con la dirección proporcionada.
No en persona
Como en persona, pero además:
- Como se ha indicado anteriormente, y además, cualquier documento emitido por el gobierno que proporcione la fecha de nacimiento, el número de identificación fiscal (TIN), el número del Sistema de Seguridad Social (SSS) u otros identificadores gubernamentales aceptables según la legislación filipina.
Otras formas de confirmación de la identidad, como pruebas de una relación duradera con el cliente o una carta de garantía de personas u organizaciones independientes y fiables que hayan tratado con el cliente durante algún tiempo, también pueden proporcionar un nivel razonable de certeza.
PGMS no establecerá una relación comercial ni procederá con transacciones si no se puede verificar con certeza razonable la identidad de un contratista o cliente. Si un contratista o cliente potencial o existente se niega a proporcionar la información requerida, o parece haber proporcionado intencionadamente información engañosa, PGMS se negará a iniciar o continuar el compromiso o la transacción solicitada.
2. EVALUACIÓN DE RIESGOS Y SUPERVISIÓN CONTINUA
La empresa adoptará un enfoque basado en el riesgo para supervisar las actividades financieras de sus clientes. Esto se llevará a cabo mientras se preparan las cuentas o las declaraciones de impuestos o se realizan cualquier otro tipo de operaciones con el cliente. La empresa rechazará activamente a los clientes de alto riesgo que se identifiquen de la siguiente manera:
- Clientes con negocios que manejan grandes cantidades de efectivo (es decir, que implican 900 000 PHP o más, o el equivalente en libras esterlinas) o transacciones complejas inusualmente grandes.
- Clientes con transacciones puntuales de mayor cuantía o con varias transacciones realizadas por el mismo cliente en un breve espacio de tiempo.
- Clientes con estructuras empresariales complejas que pueden ocultar a los beneficiarios reales.
- Clientes con sede o que realizan actividades comerciales en o a través de una jurisdicción de alto riesgo, o una jurisdicción con niveles conocidos más elevados de corrupción, delincuencia organizada o producción/distribución de drogas.
- Situaciones en las que no se puede verificar fácilmente el origen de los fondos.
- Patrones inusuales de transacciones que no tienen un propósito económico aparente ni un fin legal visible.
- Dinero enviado o recibido desde zonas conocidas por sus altos niveles de criminalidad o actividad terrorista.
La empresa llevará a cabo un seguimiento continuo de las relaciones comerciales con los clientes, con el fin de garantizar que los documentos, datos o información que acreditan la identidad del cliente se mantengan actualizados.
Los siguientes son ejemplos de cambios en la situación de un cliente que pueden considerarse sospechosos:
Un aumento repentino en el volumen de negocio de un cliente existente.
- Transacciones inusuales que no se ajustan a las actividades conocidas del cliente.
- Picos de actividad en lugares concretos o en momentos concretos;
- Tipos de clientes o transacciones desconocidos o atípicos.
Siempre que haya motivos para sospechar, se pedirá al cliente que identifique y verifique el origen o el destino de las transacciones, ya sean personas físicas o jurídicas beneficiarias efectivas. No será necesario tomar ninguna medida si no hay motivos para sospechar.
3.SUPERVISIÓN Y GESTIÓN DEL CUMPLIMIENTO
PGMS supervisará periódicamente los siguientes procedimientos para garantizar que se llevan a cabo de conformidad con la Ley contra el blanqueo de capitales de 2001 (RA 9160, en su versión modificada), las normas de la AMLC y las políticas internas de PGMS en materia de PBC/FT:
- Verificación de la identidad del cliente: Garantizar que todos los contratistas, clientes y personas asociadas estén debidamente verificados y documentados.
- Notificación de transacciones sospechosas: Identificar y notificar cualquier actividad, transacción o comportamiento sospechoso al Consejo contra el Blanqueo de Capitales (AMLC) y otras autoridades pertinentes, según sea necesario;
- Mantenimiento de registros: Mantener registros precisos y completos de todas las actividades relacionadas con la lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, los documentos de verificación y las transacciones notificadas, de conformidad con los requisitos legales y reglamentarios de conservación.
PGMS también supervisará las actualizaciones y novedades en las leyes filipinas contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, las enmiendas a la AMLA y los requisitos de supervisión de la AMLC. Cuando sea necesario, PGMS actualizará sus políticas y procedimientos contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo para garantizar el cumplimiento continuo de las leyes, reglamentos y mejores prácticas aplicables.
NOTIFICACIÓN DE TRANSACCIONES SOSPECHOSAS
PGMS es responsable de evaluar y notificar las transacciones sospechosas de conformidad con la Ley contra el Blanqueo de Capitales de 2001 (RA 9160, en su versión modificada) y las normas aplicables de la AMLC. Se presentará un informe de transacciones sospechosas (STR) al Consejo contra el Blanqueo de Capitales (AMLC) tan pronto como se tenga conocimiento o sospecha razonable de que alguna transacción pueda estar relacionada con:
- Los ingresos procedentes de actividades ilícitas;
- Blanqueo de capitales; o
- Financiación del terrorismo.
Todo el personal y los empleados del contratista deben informar inmediatamente cualquier actividad, comportamiento o transacción sospechosa al responsable de cumplimiento designado u otro representante de la dirección. PGMS evaluará la información y, si procede, enviará un informe de transacción sospechosa (STR) a la AMLC de conformidad con los requisitos legales.
En el sitio web de la AMLC se puede encontrar orientación sobre los procedimientos de presentación y notificación de STR:
4. MANTENIMIENTO DE REGISTROS
PGMS mantendrá registros precisos y completos de todas las comprobaciones de identidad, documentos de verificación y transacciones relacionadas, de conformidad con la Ley contra el blanqueo de capitales de 2001 (RA 9160, en su versión modificada) y las normas de la AMLC.
- Período de conservación: Los registros de todas las verificaciones de identidad y la documentación de respaldo se conservarán durante un mínimo de cinco (5) años a partir de la fecha de finalización de la transacción o desde la finalización de la relación comercial, lo que sea posterior.
- Registros STR: Copias de cualquier informes de transacciones sospechosas (STR), junto con toda la documentación justificativa, se conservarán durante cinco (5) años a partir de la fecha de presentación ante la AMLC.
- Exactitud de los datos: Todos los registros, datos e información recopilados con fines de AML/CFT se mantendrán actualizados para garantizar su exactitud e integridad.
- Confidencialidad y seguridad: Todos los registros se tratarán de manera confidencial, almacenarse de forma segura y conservarse de manera que puedan recuperados rápidamente cuando lo solicite el personal autorizado o las autoridades reguladoras.
PGMS se asegurará de que estos procedimientos cumplan con las normas de la AMLC y respalden los requisitos efectivos de cumplimiento, supervisión y auditoría.
